Kirjoitusvirheet yritysviestinnässä - mainehaitta?
Kirjoitusvirheet eivät sovi yritysviestintään

Kir­joi­tus­vir­heet yri­tys­vies­tin­näs­sä — ohi­tet­ta­va asia vai hait­ta?

Tämä aihe tulee sydä­mes­tä — nimit­täin kir­joi­tus­vir­heet. Tie­dän, että mikään ei voi olla täy­del­lis­tä. Oli teks­ti­nä säh­kö­pos­ti, verk­ko­si­vun sisäl­tö, kuten tämä blo­gi, some­pos­taus tai uutis­kir­jeen sisäl­tö, luen jokai­sen teks­ti­ni uudel­leen useam­man ker­ran kir­joit­ta­mi­sen jäl­keen. Se on osa pro­ses­sia, kos­ka mitään sisäl­tö­jä ei vain hui­tais­ta maa­il­maan. Kehi­tän mie­lel­lä­ni sisäl­tö­jä ensim­mäi­sen ver­sion jäl­keen, lisään nii­hin tar­vit­taes­sa uut­ta sekä tie­tys­ti kar­sin ja muok­kaan ensim­mäis­tä ver­sio­ta tehok­kaam­mak­si vies­tik­si. Sel­lai­sel­la sisäl­löl­lä on kär­ki, joka vas­taa koh­de­ryh­män tar­pei­siin sekä joka aukai­see käsi­tel­tä­vää asi­aa sel­keäs­ti ja opet­ta­vai­ses­ti. Lopuk­si kor­jaan kaik­ki kir­joi­tus­vir­heet. Kos­ka olen Puna­ky­nä­pa­ho­lai­nen, minun on pyrit­tä­vä täy­del­li­syy­teen brän­di­ni mukai­ses­ti.

Sain kysy­myk­sen kir­joi­tus­vir­heis­tä yri­tys­vies­tin­näs­sä ver­kos­to­ni jäse­nel­tä, kun pyy­sin heil­tä vies­tin­tään liit­ty­viä aihei­ta Lin­ke­dI­nis­sä. Kir­joi­tus­vir­heet ovat pelät­tä­vä pahe sekä sisäl­löl­li­nen har­mi. Jos sai­sin vas­ta­ta tähän täy­sin sydä­mes­tä­ni, sanoi­sin, että nii­tä ei vain saa teh­dä. Tähän vai­kut­taa taus­ta­ni opet­ta­ja­na — olen ollut se “paha” äidin­kie­len opet­ta­ja. Kos­ka vas­taan nyt kysy­myk­seen poten­ti­aa­li­se­na yhteis­työ­kump­pa­ni­na sekä yri­tys­vies­tin­nän arvos­tet­tu­na osaa­ja­na, sanon, että nii­tä ei vain saa teh­dä. Mik­si?

Mitä tar­kal­leen ovat yri­tys­vies­tin­tää hei­ken­tä­vät kir­joi­tus­vir­heet?

Kun puhun kir­joi­tus­vir­heis­tä, ajat­te­let ehkä heti ensim­mäi­se­nä pilk­ku- ja yhdys­sa­na­vir­hei­tä. Kir­joi­tus­vir­hei­tä käsi­tel­les­sä­ni en puhu vain kie­liop­pi­vir­heis­tä, vaan vir­heis­tä, jot­ka vai­keut­ta­vat sisäl­lön ymmär­tä­mis­tä. Täl­lai­sia vir­hei­tä on monen­lai­sia, ja pahim­mat niis­tä syn­ty­vät, kun sisäl­lön­tuot­ta­ja ei ymmär­rä, mitä on sano­mas­sa, mik­si ja kenel­le. Oikein­kir­joi­tus­vir­heet ovat pie­nin pahe näi­den rin­nal­la.

Täs­sä vai­hees­sa ensim­mäi­nen käsi on nous­sut jo pys­tyyn. Käden nos­ta­ja sanoo, että teko­ä­ly kor­jaa hyvin sisäl­löt oikea­kie­li­sik­si. Teko­ä­ly tuot­taa hänel­le auto­maat­ti­ses­ti oikein­kir­joi­tet­tu­ja sisäl­tö­jä, jot­ka otta­vat huo­mioon sano­man, mik­si sisäl­tö lähe­te­tään ja kenel­le. Kun olin opet­ta­ja, kurk­ka­sin täl­lai­sen hie­man perus­teet­to­man huo­mion koh­dal­la ken­kie­ni kär­kiä nopeas­ti, jot­ta opis­ke­li­jat eivät näki­si reak­tio­ta kas­voil­la­ni. Sen jäl­keen aloi­tin kes­kus­te­lun ker­to­mal­la, että huo­mio on hyvä ja sii­tä on heti tär­ke­ää ottaa kop­pi.

Kun puhu­taan teko­ä­lyn tuot­ta­mis­ta sisäl­löis­tä, puhui­sin pikem­min­kin tue­tus­ta sisäl­lön­tuot­ta­mi­ses­ta. Jos olet tutus­tu­nut teko­ä­ly­kir­joit­ta­mi­seen enem­män, tie­dät, mil­lai­nen työ on saa­da teko­ä­ly ymmär­tä­mään kon­kreet­ti­nen sisäl­löl­li­nen tar­pee­si. Kun läh­det suun­nit­te­le­maan sisäl­tö­jä teko­ä­lyn kans­sa, jou­dut ajat­te­le­maan aina niin, että se on kes­kus­te­lu­kump­pa­ni, joka ei tie­dä tilan­tees­ta­si kos­kaan yhtään mitään. Kun esi­tät sil­le promp­tin eli kehoit­teen yleis­kie­li­ses­sä muo­dos­sa, teko­ä­ly tuot­taa sisäl­lön ylei­ses­tä näkö­kul­mas­ta. Teko­ä­ly ei mene sil­loin yksi­tyis­koh­tiin ja syvem­mäl­le aihee­seen ja se ei ota heti huo­mioon avai­n­asia­kas­ta­si. Sinun pitää selos­taa teko­ä­lyl­le aivan kaik­ki. Perus­käyt­tä­jäl­le tämä on arkea. Enem­män teko­ä­lyä käyt­tä­nyt tie­tää, että tähän on kier­to­tie.

Äly­käs sisäl­tö on sel­ke­ää

Täs­sä kir­joi­tuk­ses­sa ei ole tar­koi­tus kui­ten­kaan kes­kus­tel­la teko­ä­ly­si­säl­löis­tä, vaan kir­joi­tus­vir­heis­tä yri­tys­vies­tin­näs­sä ja mikä mer­ki­tys niil­lä on. Yri­tys­vies­tin­näs­sä sisäl­tö­jä tuot­ta­vat alan­sa asian­tun­ti­jat. He eivät ole enää opis­ke­li­joi­ta, vaan he teke­vät työ­tä asian­tun­ti­ja­la­sit sil­mil­lä. Heil­le on arkea puhua ammat­ti­kiel­tä samal­la alal­la toi­mi­vien osaa­jien kans­sa. Täl­lais­ten teki­jöi­den on vai­kea aja­tel­la asioi­ta ns. aloit­te­li­jan eli asiak­kaan näkö­kul­mas­ta. Kun täl­lai­nen tilan­ne tulee eteen, mikä on tär­ke­ää? Sel­keys. Mit­kä ovat siis ylei­sim­mät sel­keyt­tä vähen­tä­vät kir­joi­tus­vir­heet?

Ensim­mäi­sek­si, tun­ne koh­de­ryh­mä­si. Osaa­ja kat­soo sisäl­tö­jä vas­taa­not­ta­jan sil­min. Se tar­koit­taa sitä, että kir­joit­ta­ja ymmär­tää koh­de­ryh­mään­sä. Jos koh­de­ryh­mä­nä ovat toi­set saman alan asian­tun­ti­jat, alan moni­mut­kai­sen sanas­ton käyt­tö lisää uskot­ta­vuut­ta ja antaa luo­tet­ta­van kuvan asian­tun­ti­juu­des­ta. Jos koh­de­ryh­mä­nä ovat asiak­kaat, sisäl­lön kie­li on pidet­tä­vä yksin­ker­tai­se­na. Sil­loin sisäl­löis­sä on käy­tet­tä­vä yksin­ker­tais­ta ja sel­ke­ää kiel­tä. Jos on pak­ko käyt­tää eri­kois­ter­me­jä, pitää ne selit­tää auki. 

Toi­sek­si, kaik­ki sisäl­löt vaa­ti­vat suun­nit­te­lua. Jos kir­joi­tam­me “sii­tä ilos­ta”, saat­taa sii­nä tohi­nas­sa väli­merk­ke­jä kyl­lä syn­tyä, mut­ta iso­ja ei. Isoil­la väli­mer­keil­lä viit­taan aina isoon alku­kir­jai­meen ja pis­tee­seen eli virk­keen päät­tä­viin ja aloit­ta­viin ele­ment­tei­hin. Näis­sä tilan­teis­sa syn­tyy moni­mut­kai­sia ja pit­kiä virk­kei­tä, jot­ka teke­vät sisäl­tö­jen ymmär­tä­mi­ses­tä ras­kas­ta. Kun opas­tan asiak­kai­ta­ni kir­joit­ta­maan sisäl­tö­jä, keho­tan hei­tä ajat­te­le­maan punais­ta lan­kaa. Mitä haluat sanoa? Miten raken­nat teks­ti­si? Sisäl­tö­jä var­ten on ole­mas­sa eri­lai­sia kaa­vo­ja, esim. AIDA, ANSVA, 3–3‑3 jne. Kun sisäl­tö on suun­ni­tel­tua, sisäl­tö pysyy kasas­sa ja pal­ve­lee luki­jan tar­pei­ta. Jos haluat nos­taa sisäl­lös­tä esiin jotain, tee se otsi­koin­neil­la, liha­voin­neil­la, alle­vii­vauk­sil­la tai vär­jää­mäl­lä tär­keä koh­ta tehos­te­vä­ril­lä. Jos koet, että kap­pa­le tai virk­keet kas­va­vat lii­an pit­kik­si, lyhen­nä ja pil­ko nii­tä. Yksin­ker­tais­ta­mi­nen ei ole rikos.

Kol­man­nek­si, muis­ta, mik­si olit tuot­ta­mas­sa sisäl­lön. Kun kir­joi­tam­me sisäl­tö­jä nopeas­ti työ­päi­vän lomas­sa, teem­me sitä ns. mon­ta rau­taa tules­sa. Pyrim­me lait­ta­maan yhteen vies­tiin mon­ta asi­aa, vaik­ka hel­poin­ta oli­si kir­joit­taa jokai­ses­ta aihees­ta oma vies­tin­sä. Kun yri­täm­me hoi­taa yhdes­sä vies­tis­sä kai­ken mah­dol­li­sen, voi täl­lä taval­la tuo­te­tus­ta vies­tis­tä tul­la var­sin epä­mää­räi­nen. Luki­jal­le jää epä­sel­väk­si se, mitä tar­koi­tit ja jou­dut toden­nä­köi­ses­ti paik­kai­le­maan lähet­tä­mää­si vies­tiä lisä­vies­teil­lä. Vaik­ka yri­tit hoi­taa asian nopeas­ti, tuli­kin sii­tä tupla- tai tripla­ra­si­te. Kun haluat vies­tiä, kes­ki­ty sii­nä aina vain yhteen aihee­seen. Esi­mer­kik­si, jos haluat ker­toa vas­taa­not­ta­jal­le alen­nuk­ses­ta, ker­ro vies­tis­sä­si vain alen­nuk­ses­ta, älä lisää vies­tiin mui­ta tar­jouk­sia tai kuu­lu­mi­sia. Tämä on hel­poin tapa sel­keyt­tää kaik­kea vies­tin­tää.

Kir­joi­tus­vir­heet yri­tys­vies­tin­näs­sä eivät ole vain tek­ni­siä vir­hei­tä, vaan ne voi­vat hei­ken­tää yri­tyk­se­si uskot­ta­vuut­ta ja vies­tien tehoa. Sel­keys, yksin­ker­tai­suus ja koh­de­ryh­män tun­te­mus ovat tehok­kaan vies­tin­nän kul­ma­ki­vet. Oli­pa lähet­tä­mä­si vies­ti säh­kö­pos­ti, some­päi­vi­tys tai verk­ko­si­vu­jen sisäl­tö, on sen avul­la mah­dol­li­suus raken­taa luot­ta­mus­ta ja vah­vis­taa brän­diä­si.

Ps. Jos olet ns. kie­liop­pi­so­kea, anna teks­tin olla het­ki ennen lähet­tä­mis­tä. Kun palaat teks­tin luok­se, näet sen ns. tuo­reil­la sil­mil­lä ja huo­maat sen asia- ja kie­li­vir­heet.