Kirjoitusvirheet yritysviestinnässä — ohitettava asia vai haitta?
Tämä aihe tulee sydämestä — nimittäin kirjoitusvirheet. Tiedän, että mikään ei voi olla täydellistä. Oli tekstinä sähköposti, verkkosivun sisältö, kuten tämä blogi, somepostaus tai uutiskirjeen sisältö, luen jokaisen tekstini uudelleen useamman kerran kirjoittamisen jälkeen. Se on osa prosessia, koska mitään sisältöjä ei vain huitaista maailmaan. Kehitän mielelläni sisältöjä ensimmäisen version jälkeen, lisään niihin tarvittaessa uutta sekä tietysti karsin ja muokkaan ensimmäistä versiota tehokkaammaksi viestiksi. Sellaisella sisällöllä on kärki, joka vastaa kohderyhmän tarpeisiin sekä joka aukaisee käsiteltävää asiaa selkeästi ja opettavaisesti. Lopuksi korjaan kaikki kirjoitusvirheet. Koska olen Punakynäpaholainen, minun on pyrittävä täydellisyyteen brändini mukaisesti.
Sain kysymyksen kirjoitusvirheistä yritysviestinnässä verkostoni jäseneltä, kun pyysin heiltä viestintään liittyviä aiheita LinkedInissä. Kirjoitusvirheet ovat pelättävä pahe sekä sisällöllinen harmi. Jos saisin vastata tähän täysin sydämestäni, sanoisin, että niitä ei vain saa tehdä. Tähän vaikuttaa taustani opettajana — olen ollut se “paha” äidinkielen opettaja. Koska vastaan nyt kysymykseen potentiaalisena yhteistyökumppanina sekä yritysviestinnän arvostettuna osaajana, sanon, että niitä ei vain saa tehdä. Miksi?
Mitä tarkalleen ovat yritysviestintää heikentävät kirjoitusvirheet?
Kun puhun kirjoitusvirheistä, ajattelet ehkä heti ensimmäisenä pilkku- ja yhdyssanavirheitä. Kirjoitusvirheitä käsitellessäni en puhu vain kielioppivirheistä, vaan virheistä, jotka vaikeuttavat sisällön ymmärtämistä. Tällaisia virheitä on monenlaisia, ja pahimmat niistä syntyvät, kun sisällöntuottaja ei ymmärrä, mitä on sanomassa, miksi ja kenelle. Oikeinkirjoitusvirheet ovat pienin pahe näiden rinnalla.
Tässä vaiheessa ensimmäinen käsi on noussut jo pystyyn. Käden nostaja sanoo, että tekoäly korjaa hyvin sisällöt oikeakielisiksi. Tekoäly tuottaa hänelle automaattisesti oikeinkirjoitettuja sisältöjä, jotka ottavat huomioon sanoman, miksi sisältö lähetetään ja kenelle. Kun olin opettaja, kurkkasin tällaisen hieman perusteettoman huomion kohdalla kenkieni kärkiä nopeasti, jotta opiskelijat eivät näkisi reaktiota kasvoillani. Sen jälkeen aloitin keskustelun kertomalla, että huomio on hyvä ja siitä on heti tärkeää ottaa koppi.
Kun puhutaan tekoälyn tuottamista sisällöistä, puhuisin pikemminkin tuetusta sisällöntuottamisesta. Jos olet tutustunut tekoälykirjoittamiseen enemmän, tiedät, millainen työ on saada tekoäly ymmärtämään konkreettinen sisällöllinen tarpeesi. Kun lähdet suunnittelemaan sisältöjä tekoälyn kanssa, joudut ajattelemaan aina niin, että se on keskustelukumppani, joka ei tiedä tilanteestasi koskaan yhtään mitään. Kun esität sille promptin eli kehoitteen yleiskielisessä muodossa, tekoäly tuottaa sisällön yleisestä näkökulmasta. Tekoäly ei mene silloin yksityiskohtiin ja syvemmälle aiheeseen ja se ei ota heti huomioon avainasiakastasi. Sinun pitää selostaa tekoälylle aivan kaikki. Peruskäyttäjälle tämä on arkea. Enemmän tekoälyä käyttänyt tietää, että tähän on kiertotie.
Älykäs sisältö on selkeää
Tässä kirjoituksessa ei ole tarkoitus kuitenkaan keskustella tekoälysisällöistä, vaan kirjoitusvirheistä yritysviestinnässä ja mikä merkitys niillä on. Yritysviestinnässä sisältöjä tuottavat alansa asiantuntijat. He eivät ole enää opiskelijoita, vaan he tekevät työtä asiantuntijalasit silmillä. Heille on arkea puhua ammattikieltä samalla alalla toimivien osaajien kanssa. Tällaisten tekijöiden on vaikea ajatella asioita ns. aloittelijan eli asiakkaan näkökulmasta. Kun tällainen tilanne tulee eteen, mikä on tärkeää? Selkeys. Mitkä ovat siis yleisimmät selkeyttä vähentävät kirjoitusvirheet?
Ensimmäiseksi, tunne kohderyhmäsi. Osaaja katsoo sisältöjä vastaanottajan silmin. Se tarkoittaa sitä, että kirjoittaja ymmärtää kohderyhmäänsä. Jos kohderyhmänä ovat toiset saman alan asiantuntijat, alan monimutkaisen sanaston käyttö lisää uskottavuutta ja antaa luotettavan kuvan asiantuntijuudesta. Jos kohderyhmänä ovat asiakkaat, sisällön kieli on pidettävä yksinkertaisena. Silloin sisällöissä on käytettävä yksinkertaista ja selkeää kieltä. Jos on pakko käyttää erikoistermejä, pitää ne selittää auki.
Toiseksi, kaikki sisällöt vaativat suunnittelua. Jos kirjoitamme “siitä ilosta”, saattaa siinä tohinassa välimerkkejä kyllä syntyä, mutta isoja ei. Isoilla välimerkeillä viittaan aina isoon alkukirjaimeen ja pisteeseen eli virkkeen päättäviin ja aloittaviin elementteihin. Näissä tilanteissa syntyy monimutkaisia ja pitkiä virkkeitä, jotka tekevät sisältöjen ymmärtämisestä raskasta. Kun opastan asiakkaitani kirjoittamaan sisältöjä, kehotan heitä ajattelemaan punaista lankaa. Mitä haluat sanoa? Miten rakennat tekstisi? Sisältöjä varten on olemassa erilaisia kaavoja, esim. AIDA, ANSVA, 3–3‑3 jne. Kun sisältö on suunniteltua, sisältö pysyy kasassa ja palvelee lukijan tarpeita. Jos haluat nostaa sisällöstä esiin jotain, tee se otsikoinneilla, lihavoinneilla, alleviivauksilla tai värjäämällä tärkeä kohta tehostevärillä. Jos koet, että kappale tai virkkeet kasvavat liian pitkiksi, lyhennä ja pilko niitä. Yksinkertaistaminen ei ole rikos.
Kolmanneksi, muista, miksi olit tuottamassa sisällön. Kun kirjoitamme sisältöjä nopeasti työpäivän lomassa, teemme sitä ns. monta rautaa tulessa. Pyrimme laittamaan yhteen viestiin monta asiaa, vaikka helpointa olisi kirjoittaa jokaisesta aiheesta oma viestinsä. Kun yritämme hoitaa yhdessä viestissä kaiken mahdollisen, voi tällä tavalla tuotetusta viestistä tulla varsin epämääräinen. Lukijalle jää epäselväksi se, mitä tarkoitit ja joudut todennäköisesti paikkailemaan lähettämääsi viestiä lisäviesteillä. Vaikka yritit hoitaa asian nopeasti, tulikin siitä tupla- tai triplarasite. Kun haluat viestiä, keskity siinä aina vain yhteen aiheeseen. Esimerkiksi, jos haluat kertoa vastaanottajalle alennuksesta, kerro viestissäsi vain alennuksesta, älä lisää viestiin muita tarjouksia tai kuulumisia. Tämä on helpoin tapa selkeyttää kaikkea viestintää.
Kirjoitusvirheet yritysviestinnässä eivät ole vain teknisiä virheitä, vaan ne voivat heikentää yrityksesi uskottavuutta ja viestien tehoa. Selkeys, yksinkertaisuus ja kohderyhmän tuntemus ovat tehokkaan viestinnän kulmakivet. Olipa lähettämäsi viesti sähköposti, somepäivitys tai verkkosivujen sisältö, on sen avulla mahdollisuus rakentaa luottamusta ja vahvistaa brändiäsi.
Ps. Jos olet ns. kielioppisokea, anna tekstin olla hetki ennen lähettämistä. Kun palaat tekstin luokse, näet sen ns. tuoreilla silmillä ja huomaat sen asia- ja kielivirheet.