“Mitä tar­koit­taa tone of voice?” | Yrit­tä­jän päi­vän kysy­mys

Jär­jes­tin 5.9. yrit­tä­jän päi­vän kun­niak­si Q&A‑session tai oikeas­taan jul­kai­sin aihees­ta pos­tauk­sen Lin­ke­dI­niin ja Thread­siin. Pyy­sin seu­raa­jia­ni lähet­tä­mään minul­le kysy­myk­sen, joka liit­tyy vies­tin­tään ja sisäl­lön­tuot­ta­mi­seen eli eri­lais­ten kir­joi­tet­tu­jen sisäl­tö­jen tuot­ta­mi­seen. Lupa­sin antaa vas­tauk­sen kysy­myk­seen. Sain yhteen­sä 16 kysy­mys­tä, ja nyt läh­den pur­ka­maan nii­tä — pyrin vas­taa­maan aina­kin yhteen kysy­myk­seen joka viik­ko. Ensim­mäi­nen kysy­mys kos­ki tone of voicea eli äänen­sä­vyä. Kysy­jä on ihas­tel­lut suu­res­ti Puna­ky­nä­pa­ho­lai­nen-brän­diä­ni ja niin­pä hän halusi tie­tää, miten toi­mi­van tone of voicen sai­si kehi­tet­tyä myös omal­le yri­tyk­sel­leen. Hän ei halua olla osa mas­saa, vaan erot­tua jol­la­kin sopi­val­la kär­jel­lä mui­den saman alan toi­mi­joi­den jou­kos­ta.

Mitä tar­koit­taa tone of voice?

Ennen kuin menem­me itse asi­aan, on tär­ke­ää mää­rit­tää kysei­nen ter­mi. Suo­ra suo­men­nos tone of voices­ta on äänen­sä­vy eli tapa ker­toa toi­min­nas­taan ja yri­tyk­ses­tään. Se on siis yksin­ker­tai­ses­ti tyy­li, jol­la vies­tit asiak­kait­te­si ja yhteis­työ­kump­pa­neit­te­si kans­sa. Opet­ta­ja­na poh­din tätä pal­jon. Mil­lais­ta vies­tin­tää teen eri tilan­teis­sa, esim. tois­ten opet­ta­jien kans­sa kah­vi­huo­nees­sa olen työ­ka­ve­ri ja opet­taes­sa­ni luo­kas­sa olen opet­ta­ja. Mitä minun pitää muis­taa vies­tin­näs­sä­ni näis­sä tilan­teis­sa?

Minun piti kon­kreet­ti­ses­ti mää­rit­tää mie­les­sä­ni, kenel­le puhun ja miten puhun. Opet­ta­jien kah­vi­huo­nees­sa halusin olla ystä­väl­li­nen ja ren­to työ­ka­ve­ri, joka ottaa osaa kes­kus­te­luun ja vies­tii ren­nos­ti, luok­ka­huo­nees­sa halusin olla ystä­väl­li­nen ja ren­to, mut­ta samal­la asial­li­nen auk­to­ri­teet­ti eli joh­to­hah­mo, joka ker­too tavat toi­mia eri vies­tin­tä­ti­lan­teis­sa asian­tun­te­vas­ti ja ymmär­ret­tä­väs­ti. Näis­tä läh­tö­koh­dis­ta läh­din kehit­tä­mään näi­tä vies­tin­tä­per­soo­nia. Yrit­tä­jä­nä olen yhdis­tä­nyt nämä kak­si tapaa vies­tiä, kos­ka tone of voicea ei vali­ta vain yhden ker­ran, vaan se kehit­tyy koko ajan toi­min­taym­pä­ris­tö­jen mukaan. Yrit­tä­jä­nä olen sekä yhteis­työ­kump­pa­ni, että val­men­ta­ja, joten nämä vies­tin­tä­tyy­lit seu­raa­vat muka­na­ni.

Miten mää­rit­te­len yri­tyk­se­ni tone of voicen?

Tone of voice on vies­tin­tä­stra­te­gia­si sel­kä­ran­ka. Se ei ole pelk­kä tapa puhua, vaan se tuo muka­naan yri­tyk­se­si arvot, mää­rit­tää käy­tet­tä­vän sanas­ton ja muo­vaa brän­di­si per­soo­nan. Sel­keäs­ti mää­ri­tel­ty tone of voice aut­taa yri­tys­tä­si vies­ti­mään joh­don­mu­kai­ses­ti ja tun­nis­tet­ta­vas­ti kai­kis­sa kana­vis­sa – sekä var­mis­taa, että yri­tyk­se­si ääni pysyy aito­na ja yhte­näi­se­nä tilan­tees­ta toi­seen. Puna­ky­nä­pa­ho­lai­se­na lähes­tyn tone of voicea kie­li­tie­teel­li­ses­tä näkö­kul­mas­ta. Tii­vis­tän sen mie­lel­lä­ni niin, että tone of voice on yri­tyk­se­si vies­tin­nän oma kie­liop­pi – se sää­te­lee, miten puhut asiak­kail­le ja mil­lai­sen tun­teen jätät hei­hin. Kun tämä “kie­liop­pi” on mää­ri­tel­ty oikein, vies­tin­tä­si on tark­kaa, teho­kas­ta ja juu­ri sinun yri­tyk­se­si näköis­tä. Tone of voice ei ole pel­käs­tään vies­tin­nän työ­ka­lu – se tekee brän­dis­tä­si tun­nis­tet­ta­van.

Tone of voice raken­tuu seu­raa­vis­ta osiois­ta:

1) Arvo­maa­il­ma ja per­soo­na:

Olet perus­ta­nut yri­tyk­sen. Olet seu­ran­nut saman alan toi­mi­joi­ta het­ken aikaa ja jou­kos­ta on nous­sut esiin muu­ta­ma yri­tys eli olet poh­ti­nut kon­kreet­ti­ses­ti ääneen seu­raa­via asioi­ta: “Tuo on upe­aa teke­mis­tä!” “Miten he ovat onnis­tu­neet tuos­sa noin hyvin!?!” Nämä yri­tyk­set erot­tu­vat, kos­ka hei­dän vies­tin­näs­sään on jotain sel­lais­ta, mikä veto­aa sinuun – ja sitä on arvo­kas­ta tar­kas­tel­la lähem­min. Pysäh­dy siis het­kek­si ja poh­di seu­raa­via kysy­myk­siä: Mit­kä asiat hei­dän vies­tin­näs­sään kiin­nit­ti­vät huo­mio­si? Mikä on se tapa, jol­la he ker­to­vat toi­min­nas­taan? Mil­lais­ta on hei­dän käyt­tä­män­sä kie­li? Miten he koh­te­le­vat asiak­kai­taan ja miten he tuo­vat esiin arvo­jaan? Kir­jaa ylös nämä havain­not ja käy­tä nii­tä ins­pi­raa­tio­na oman tone of voice­si kehit­tä­mi­seen. Tär­ke­ää on löy­tää oma ääne­si – et halua kopioi­da toi­sia, vaan luo­da oman, tun­nis­tet­ta­van vies­ti­jä­per­soo­na­si.

2) Koh­de­ryh­mä:

Kun perus­tit yri­tyk­sen, se syn­tyi tar­pees­ta – halusit rat­kais­ta jon­kin tie­tyn ongel­man tai täyt­tää tar­peen. Kuka on se, jol­le vies­tit tai ker­rot yri­tyk­ses­tä­si? Puhut­ko hei­dän kiel­tään? Esi­mer­kik­si Puna­ky­nä­pa­ho­lai­se­na tavoit­te­len asiak­kaik­se­ni yksi­ny­rit­tä­jiä ja pk-yri­tys­ten joh­ta­via hen­ki­löi­tä. Minun piti miet­tiä, mil­lais­ta kiel­tä he arvos­ta­vat? Jos kir­joi­tan kapu­la­kiel­tä, joka on asia­ter­mi­tet­tyä ja sisäl­tää run­saas­ti ns. nol­la­si­säl­töä, se ei tavoi­ta hei­tä. Niin­pä kir­joi­tan sisäl­tö­ni usein var­sin sel­keäs­ti, esi­mer­ki­tet­ty­nä, mut­ta kui­ten­kin asia­pi­toi­ses­ti. Tämä on opet­ta­ja­na omak­su­ma­ni tyy­li. Ymmär­rän, kuka toden­nä­köi­ses­ti lukee sisäl­tö­ni, ja mukau­tan vies­ti­ni hei­dän tar­pei­siin­sa.

3) Avain­sa­nas­to:

Seu­ra­tes­sa­si ala­si toi­mi­joi­den vies­tin­tää, olet ehkä huo­man­nut, että heil­lä on omia, tun­nis­tet­ta­via avain­sa­no­ja tai ter­me­jä. Nämä sanat voi­vat olla osa hei­dän brän­din­sä iden­ti­teet­tiä, ja ne tois­tu­vat hei­dän vies­tin­näs­sään joh­don­mu­kai­ses­ti. Puna­ky­nä­pa­ho­lai­sel­la täl­lai­sia ter­me­jä ovat esi­mer­kik­si “Puna­ky­nä­pa­ho­lai­nen” ja “sisäl­tö­tilt­ti”. Ne ovat sano­ja, jot­ka tun­nis­te­taan ja jot­ka liit­ty­vät suo­raan tar­joa­mii­ni pal­ve­lui­hin. Mit­kä oli­si­vat sinun omia ter­me­jä­si, joi­ta voi­sit sisäl­lyt­tää perus­vies­tei­hi­si? Poh­di nämä sei­kat kun­toon. Nii­den tuli­si tukea arvo­ja­si sekä puhu­tel­la koh­de­ryh­mää­si. Nämä eivät ole kos­kaan kiveen­ha­kat­tu­ja, vaan muok­kau­tu­vat vies­tin­nän ede­tes­sä ja kehit­tyes­sä. Seu­raa­mal­la ana­ly­tiik­kaa alat hil­jal­leen näh­dä, mit­kä toi­mi­vat ja mit­kä eivät.

4) Vies­tin­tä­tyy­li:

Puhuin edel­li­ses­sä blo­gis­sa­ni krii­si­vies­tin­näs­tä. Se on hyvä läh­tö­koh­ta läh­teä kehit­tä­mään vies­tin­tä­tyy­liä eri tilan­tei­siin. Miten vies­tit eri kana­vis­sa? Miten vies­tit eri tilan­teis­sa? Jos­kus tilan­ne vaa­tii enem­män vaka­vuut­ta – kuten krii­si­vies­tin­tä – kun taas toi­set tilan­teet sal­li­vat hie­man leik­ki­säm­män tai ren­nom­man sävyn. Esi­mer­kik­si Puna­ky­nä­pa­ho­lai­se­na voin somes­sa keven­tää sävyä, mut­ta asia­kas­pal­ve­lu­ti­lan­tees­sa sävyn on olta­va asial­li­nen, empaat­ti­nen ja aut­ta­va. Mie­ti, miten vies­tit eri kana­vis­sa ja eri tilan­teis­sa – ole vaka­va niis­sä tilan­teis­sa, kun se on tar­peen, ja ren­nom­pi sil­loin, kun se sopii brän­dii­si.

Tone of voice ei ole vain tapa ker­toa yri­tyk­ses­tä­si, vaan se on yri­tyk­se­si per­soo­nan ja arvo­jen ääni. Kun mää­rit­te­let sen sel­keäs­ti, vies­tin­tä­si muut­tuu joh­don­mu­kai­sek­si, tun­nis­tet­ta­vak­si ja ennen kaik­kea hou­kut­te­le­vak­si koh­de­ryh­mä­si sil­mis­sä. Muis­ta kes­kit­tyä yri­tyk­se­si arvoi­hin ja per­soo­naan, puhua asiak­kail­le­si hei­dän omal­la kie­lel­lään ja käyt­tää avain­sa­no­ja, jot­ka reso­noi­vat hei­dän kans­saan. Muis­ta, että tämä äänen­sä­vy eli tone of voice kehit­tyy ajan myö­tä. Läh­de roh­keas­ti kokei­le­maan ja vii­laa­maan omaa­si – jokai­nen yri­tys ansait­see oman, tun­nis­tet­ta­van äänen­sä. Jos koet aiheen vie­lä han­ka­lak­si, muis­ta, että apu on aina lähel­lä. Jos tar­vit­set spar­raus­ta tai tukea tone of voice­si hio­mi­ses­sa, Puna­ky­nä­pa­ho­lai­nen on tääl­lä aut­ta­mas­sa!