Krii­si­vies­tin­nän suun­nit­te­lu on tär­keä osa yri­tys­ten perus­ar­kea

Kun aloit­te­lin yrit­tä­jä­jyyt­tä­ni, ensim­mäi­nen ins­pi­roi­va koke­mus oli kuun­nel­la Kat­lee­na Kor­te­suon puhet­ta krii­si­vies­tin­näs­tä. Twiit­tai­lin kom­ment­te­ja sekä lai­nauk­sia puhees­ta eet­te­riin. Kun hän oli lopet­ta­nut esi­tyk­sen­sä, hän ilmei­ses­ti kävi tark­kaan läpi twii­tit, joi­ta hänes­tä oli tapah­tu­maan liit­tyen kir­joi­tel­tu. Olin innois­sa­ni, kun Kat­lee­na tyk­kä­si twii­teis­tä­ni ja pyy­si lopul­ta myös pori­se­maan hänen kans­saan. Tein työ­tä käs­ket­tyä ja kes­kus­te­lu­tuo­kiom­me päät­teek­si sain lah­jak­si hänen kir­jan­sa “Riko lasi hätä­ti­lan­tees­sa”, joka on krii­si­vies­tin­nän pikao­pas joh­ta­jal­le. Aloit­te­le­val­le vies­tin­nän alan yrit­tä­jäl­le kir­ja oli arvo­kas lah­ja.

Kat­lee­na on tun­net­tu krii­si­vies­tin­nän ammat­ti­lai­nen, joka jakaa krii­si­vies­tin­nän suun­nit­te­lun usein kol­meen vai­hee­seen: enna­koin­ti, krii­sin aikai­set toi­met ja jäl­ki­hoi­to. Hänen mukaan­sa krii­sil­tä oli­si paras­ta kat­kais­ta sii­vet jo ennen sen puh­kea­mis­ta, ja tämä vaa­tii suun­ni­tel­mal­lis­ta vies­tin­tää niin ulkoi­ses­ti kuin sisäi­ses­ti. Suun­ni­tel­tu vies­tin­tä on avain avoi­mem­paan, toi­mi­vam­paan ja stres­sit­tö­mäm­pään arkeen. Se ei ole itses­tään­sel­vyys, vaan olen­nai­nen osa yri­tyk­sen arkea. Kun vies­tin­tä on hyvin suun­ni­tel­tua, se tar­jo­aa sel­keät toi­min­ta­mal­lit sekä onnen ja epä­on­nen kuor­rut­ta­miin het­kiin. Kun yri­tyk­sen sisäi­nen vies­tin­tä on ajal­laan, avoin­ta ja yhdis­tä­vää, voi jokai­nen joh­ta­ja istua tuo­lil­laan rau­hal­li­sin mie­lin. Kun työn­te­ki­jät ovat tyy­ty­väi­siä, sen läm­mön tun­tee myös joh­to­por­ras.

Mil­loin krii­si­vies­tin­tää kai­va­taan?

Pää­tin ottaa krii­si­vies­tin­nän esi­mer­kik­si vii­me viik­ko­jen aika­na usein uuti­sis­sa esiin­ty­neen Sto­ra Enson joki­hel­mi­sim­puk­ka-kohun. (Jos et ole kuul­lut sii­tä, kurk­kaa ohei­nen Ylen uuti­nen.) Täs­sä krii­sis­sä vies­tin­tä ei toi­mi­nut ihan odo­te­tul­la taval­la, vaik­ka jokai­sel­la osa­puo­lel­la oli käy­tös­sään toi­min­ta­mal­lit tilan­tee­seen. Sto­ra Enso sekä ali­hank­ki­ja oli­si­vat tar­vin­neet tuek­seen krii­si­vies­tin­nän ammat­ti­lai­sen tai aina­kin hei­dän oli­si pitä­nyt kai­vaa krii­si­vies­tin­tä­oh­jeet esiin. Vies­tin­tä ei ihan suju­nut nyt niin kuin oli­si pitä­nyt.

Kat­lee­nan ter­mein tämä tapaus on klas­si­nen esi­merk­ki välit­tö­mäs­tä krii­sis­tä, ja vali­tet­ta­vas­ti erit­täin nega­tii­vi­ses­sa mie­les­sä. Tari­nas­sa san­ka­rik­si nousee bio­lo­gi, joka huo­ma­si tilan­teen, ja syyl­li­sek­si nos­te­taan ensim­mäi­se­nä iso yri­tys, joka on toi­mil­laan herät­tä­nyt erit­täin suur­ta pahen­nus­ta suu­res­sa ylei­sös­sä. Tämä pahen­nus on levin­nyt nopeas­ti val­ta­me­di­aan. mis­tä minä­kin bon­ga­sin uuti­sen ja suu­tah­din. Miten joku voi olla noin vas­tuu­ton? Tilan­ne on ver­rat­ta­vis­sa sii­hen, että joku käve­lee use­aan ottee­seen märän beto­nin yli, vaik­ka sel­keäs­ti on kiel­let­ty kul­ke­mas­ta sii­tä. Tilan­tees­sa koros­tuu välin­pi­tä­mät­tö­myys.

Tämä raak­ku-krii­si syn­tyi Kat­lee­nan IIKK-mal­lin mukai­ses­ti:

1. Ilmiö: Erit­täin uha­na­lai­sen joki­hel­mi­sim­pu­kan suo­jel­tu eli­na­lue tär­vel­tiin tör­keäs­ti met­sä­ko­neil­la.
2. Issue: Välin­pi­tä­mät­tö­myys. Ohjeet suo­jel­lun ympä­ris­tön vie­res­sä toi­mi­mi­ses­ta oli toi­mi­tet­tu toi­mi­joil­le, mut­ta ne ohi­tet­tiin välin­pi­tä­mät­tö­mäs­ti.
3. Kohu: Joki­hel­mi­sim­puk­ka eli raak­ku on erit­täin uha­na­lai­nen ja suo­jel­tu laji. Tuhoa­ja­na on suu­ri ja menes­ty­nyt met­sä­alan yri­tys. Jul­ki­suus­te­ki­jä on vah­va, joten val­ta­me­dia nap­pa­si aiheen nopeas­ti, ja uuti­nen levi­si laa­jal­le.
4. Krii­si: Miten täs­tä sel­vi­tään likaa­mat­ta pesää? Tut­ki­muk­set käyn­nis­tet­tiin, syyl­li­siä etsi­tään, ja leh­dis­tö seu­raa krii­sin kehi­tys­tä tii­viis­ti. Uuti­soin­nis­sa nouse­vat esiin kysy­myk­set: kuka mak­saa kor­vauk­set, kuka ero­te­taan, kuka jou­tuu vas­tuuseen?

Vali­tet­ta­vas­ti kohu oli väis­tä­mä­tön. Bio­lo­gi, joka havait­si tapah­tu­neen, kuva­si videon, jon­ka hän jakoi ver­kos­toil­leen ja sosi­aa­li­seen medi­aan. Lisäk­si hän tie­dot­ti asias­ta eteen­päin. Kun tähän lisä­tään met­sä­ko­nei­den toi­mi­joi­den vas­ten­mie­li­nen suh­tau­tu­mi­nen häneen, oli skan­daa­li val­mis. Täl­lai­nen sisäl­tö levi­ää nopeas­ti ja herät­tää laa­jaa huo­mio­ta. Kysees­sä on siis erit­täin mie­len­kiin­toi­nen esi­merk­ki krii­sis­tä, jos­sa koros­tuu krii­si­vies­tin­nän suun­nit­te­lun mer­ki­tys ja tar­ve.

Mik­si vies­tin­tä tuli­si suun­ni­tel­la etu­kä­teen kaik­kiin tilan­tei­siin?

Kuten alus­sa sanoin, vies­tin­nän tuli­si olla suun­ni­tel­tua niin onnen kuin epä­on­nen het­kiin. Toi­min­ta­mal­le­ja täl­lais­ten suun­ni­tel­mien teke­mi­seen on yhtä run­saas­ti kuin on krii­si­vies­tin­nän asian­tun­ti­joi­ta. Tär­kein­tä on kui­ten­kin var­mis­taa, että koko yri­tyk­se­si hen­ki­lös­tö tie­tää, miten näis­sä tilan­teis­sa on tapa­na toi­mia. Se onnis­tuu par­hai­ten avoi­mel­la vies­tin­näl­lä niin talos­ta ulos kuin talon sisäl­lä. Toi­to­tan usein, että kun hen­ki­lö­kun­ta tie­tää mel­kein kai­kes­ta kai­ken, he tun­te­vat olon­sa tur­val­li­sek­si ja arvok­kaak­si. Jos heil­le ei tie­do­te­ta ajan­koh­tai­sis­ta asiois­ta, he eivät koe ole­van­sa arvok­kai­ta. Tämä pur­kau­tuu usein paha­na puhee­na talon ulko­puo­lel­la. Sama pätee yhteis­työ­kump­pa­nei­hin talon ulko­puo­lel­la.

Kun läh­det suun­nit­te­le­maan vies­tin­tä­mal­le­ja eri­lai­siin tilan­tei­siin yri­tyk­ses­sä, muis­ta seu­raa­vat toi­men­pi­teet:

• Toi­mi­tus­joh­ta­jan ei tar­vit­se teh­dä kaik­kea: Pidä huo­li, että jokai­seen tilan­tee­seen on työn­ja­ko. Raken­na ohjeis­tus sii­tä, kuka hoi­taa mitä­kin medi­aa, kuka antaa kom­men­tit ja miten työn­te­ki­jöi­den tulee toi­mia kai­kis­sa tilan­teis­sa.
• Kou­lu­tuk­set eivät kos­kaan pilaa yhtei­söä: Jos koet, että työyh­tei­sös­sä­si on ammat­ti­lai­sia omal­la alal­laan, mut­ta vies­tin­tä ja vies­tin­tä­työ­ka­lu­jen käyt­tö tak­ku­aa, vies­tin­tä­kou­lu­tuk­set eivät ole kos­kaan pahit­teek­si. Näin pidät huo­len, että asian­tun­ti­ja­si eivät töpek­si. Kou­lu­tus voi olla työ­pa­ja, verk­ko­kurs­si tai avoin tapah­tu­ma.
• Kar­si epä­tie­toi­suus arjes­ta pois: UKK-pals­ta ei kos­kaan ole pahit­teek­si mis­sään yri­tyk­ses­sä. Asiak­kaat, työn­te­ki­jät kuin yhteis­työ­kump­pa­nit voi­vat kysel­lä samo­ja kysy­myk­siä. Jos kuu­let jon­kun suus­ta tuhah­duk­sen kans­sa seu­raa­vat sanat: “Taas tuo­ta kysy­tään”, on aika toi­mia. Kerää yhteen kysy­myk­set, laa­di oppai­ta tai UKK-pals­to­ja sisäi­seen ja ulkoi­seen vies­ti­meen. Nämä kysy­myk­set elä­vät aina, joten nii­tä pitää myös muis­taa päi­vit­tää.
• Har­joi­tus tekee mes­ta­rin: Kun toi­min­ta­mal­lit ovat sel­vät, kou­lu­tuk­set ovat vah­vis­ta­neet tai­to­ja ja tur­hat kysy­myk­set on pois­tet­tu arjes­ta, on aika har­joi­tel­la. Poh­ti­kaa, miten toi­mi­sit­te eri tilan­teis­sa — mikä on toi­min­ta­mal­li tähän tilan­tee­seen, kuka hoi­taa min­kä­kin työn, mikä on tär­kein kana­van­ne, kenet otat­te avuk­sen­ne suu­ren krii­sin aika­na ja mit­kä ovat tur­hia liek­ke­jä. Näin var­mis­tat, että kaik­ki ovat tie­toi­sia toi­mis­ta ja he ymmär­tä­vät oman mer­ki­tyk­sen­sä täs­sä ket­jus­sa.

Lopuk­si krii­si­vies­tin­nän suun­nit­te­lus­ta

Suun­ni­tel­mal­li­suus ja enna­koin­ti ovat avai­met sii­hen, miten väl­tät yllät­tä­vien tilan­tei­den pai­su­mi­sen hal­lit­se­mat­to­mak­si krii­sik­si. Kun krii­si­vies­tin­nän suun­nit­te­lun kes­kiös­sä on avoin ja joh­don­mu­kai­nen vies­tin­tä, väl­tät monet suden­kuo­pat, joi­hin yri­tyk­set usein kaa­tu­vat. Kun olet varau­tu­nut eri­lai­siin vies­tin­tä­ti­lan­tei­siin ja var­mis­tat, että orga­ni­saa­tio­si kaik­ki jäse­net tie­tä­vät oman roo­lin­sa ja vas­tuun­sa, luot van­kan poh­jan menes­tyk­sel­le — niin krii­seis­sä kuin arjes­sa. Huo­lel­li­ses­ti suun­ni­tel­tu vies­tin­tä ei ole yli­mää­räi­nen työ­taak­ka, vaan se on yksi suu­rim­mis­ta inves­toin­neis­ta, jon­ka voit yri­tyk­sel­le­si teh­dä.

Ps. Annoin aikai­sem­mas­sa blo­gi­tek­sis­sä­ni Krii­si­vies­tin­tä — Mil­loin on aika ker­toa hyvät ja huo­not uuti­set vink­ke­jä krii­si­vies­tin­nän hoi­ta­mi­seen. Siel­lä esit­te­lin mm. säm­py­lä­mal­lin sekä par­haim­man ajan­koh­dan huo­no­jen uutis­ten ker­ron­nal­le. Jos haluat lukea blo­gi­teks­tin, pää­set sin­ne TÄSTÄ.