Kriisiviestintä - Milloin on aika hyville ja huonoille uutisille?

Krii­si­vies­tin­nän ABC — Miten ja mil­loin kan­nat­taa ker­toa hyvät ja huo­not uuti­set?

Yri­tys­maa­il­mas­sa tulee het­kiä eteen, jol­loin krii­si­vies­tin­tää tulee har­joit­taa eli mil­loin on aika hyvil­le uuti­sil­le ja mil­loin on aika huo­noil­le uuti­sil­le. Olen seu­ran­nut aktii­vi­ses­ti yri­tys­ten tapaa uuti­soi­da krii­sien aiheut­ta­mis­ta muu­tok­sis­ta yri­tys­ten toi­min­nas­sa. Sii­tä syys­tä pää­tin kir­joit­taa blo­gi­kir­joi­tuk­sen aihees­ta, mil­loin on hyvä aika ker­toa hyvät ja huo­not uuti­set. Tie­dät­kö sinä?

Koro­na on saa­nut aikaan pal­jon myl­ler­rys­tä yri­tys­ken­täl­lä sekä pörs­si­maa­il­mas­sa. Krii­si­vies­tin­tä sekä poh­din­ta, mitä ovat hyvät ja huo­not uuti­set, on tär­ke­ää kaik­kial­la yhteis­kun­nas­sa. Eten­kin huo­no­jen eli nega­tii­vis­ten uutis­ten mää­rä on val­ta­va, kun seu­rai­lee het­ken­kään pää­uu­tis­ka­na­via. Koro­nal­la on ihmeel­li­sen pal­jon vai­ku­tus­ta kaik­kiin elä­män osa-aluei­siin. Täl­lai­nen pie­ni ihmi­nen ei voi muu­ta kuin seu­ra­ta vie­res­tä ja varau­tua karan­tee­niin, jos sel­lai­nen tulee eteen.

Mil­loin on paras aika ker­toa hyvät ja huo­not uuti­set? Jokai­nen meis­tä on kuul­lut aina­kin ker­ran elä­mäs­sään seu­raa­vat sanat: “Haluat­ko kuul­la hyvät vai huo­not uuti­set ensin?” Yleen­sä­hän vas­taam­me, että ker­ro ensin huo­not uuti­set? Hyviin uuti­siin on muka­vam­pi lopet­taa? Opet­ta­ja­na raken­sin palaut­tees­ta voi­lei­pä­mal­lin — ker­ro jotain hyvää, ker­ro kehi­tys­asiat, ker­ro jäl­leen jotain hyvää, nap­paa taas kiin­ni kehi­tet­tä­viin ja lopuk­si ker­ro jäl­leen hyvää. Mal­le­ja on val­ta­vas­ti ja jokai­sel­la palaut­tee­nan­ta­jal­la on omat tapan­sa ker­toa hyvät ja huo­not uuti­set. Nyt avaan­kin tar­kem­min — mil­loin on oikea aika ker­toa hyvät ja huo­not uuti­set.

Krii­si­vies­tin­tä on oma tai­teen­la­jin­sa — hyvät ja huo­not uuti­set on ker­rot­ta­va heti

Sisäi­nen vies­tin­tä on osa krii­si­vies­tin­tää ja toi­mi­va sel­lai­nen on aina oma tai­teen­la­jin­sa. Yri­tyk­sen toi­min­nan kan­nal­ta juu­ri sisäi­nen vies­tin­tä on kes­kei­ses­sä ase­mas­sa kai­kes­sa toi­min­nas­sa. Kun tie­do­tus­ka­na­vat ovat avoi­met joh­dol­ta mää­rä­ai­kais­työn­te­ki­jäl­le asti, luot­ta­mus säi­lyy talon sisäl­lä. Sisäi­sel­lä vies­tin­näl­lä tuli­si olla oma suun­ni­tel­man­sa, mis­sä ker­ro­taan, mitä tie­toa kuu­luu jakaa: mis­tä asiois­ta vies­ti­tään työn­te­ki­jöil­le, mis­tä tie­do­te­taan osak­kee­no­mis­ta­jil­le ja yhteis­työ­kump­pa­neil­le ja mit­kä tie­dot kuu­lu­vat vain joh­dol­le. Tämä suun­ni­tel­ma on hyvä pitää jul­ki­se­na, että jokai­nen ymmär­tää, mil­lai­nen tie­to on jul­kis­ta ja mil­lai­nen salais­ta. Lisäk­si työn­te­ki­jät tie­tä­vät, mil­lai­nen tie­to kuu­luu heil­le, ja mis­tä hei­dän ei kan­na­ta stres­sa­ta.

Mil­loin on hyvä aika ker­toa hyvät uuti­set?

Yleen­sä­hän me ajat­te­lem­me, että hyvät uuti­set on sama ker­toa heti, kun ne tule­vat tie­toon. Yri­tys­toi­min­nas­sa tämä ei kui­ten­kaan ole mie­les­tä­ni paras tapa. Hyvät uuti­set kan­nat­taa pake­toi­da kau­nii­seen paket­tiin ennen nii­den jul­kai­sua. Hyvien uutis­ten jul­kai­se­mi­ses­ta kan­nat­taa teh­dä oma tapah­tu­man­sa. Se voi olla yksit­täi­nen säh­kö­pos­ti, tie­do­tus­ti­lai­suus tai jon­kin­lai­nen jul­kai­se­mis­ti­lai­suus VAIN TÄLLE UUTISELLE. Nämä hyvät uuti­set ovat tyy­pil­li­ses­ti yri­tyk­sen toi­mi­hen­ki­löi­den aikaan­saan­nos­ta jol­la­kin taval­la. Anta­mal­la pai­noar­voa hyvil­le uuti­sil­le, annat tie­tä­mät­tä­si hil­jais­ta kii­tos­ta nämä uuti­set mah­dol­lis­ta­neil­le hen­ki­löil­le.

Kun ker­rot hyvät uuti­set, nos­ta nämä uuti­set esiin arki­ses­ta vies­tin­näs­tä. Ker­ro vies­tis­sä, tie­do­tus­ti­lai­suu­des­sa tai tapah­tu­mas­sa vain näis­tä uuti­sis­ta, älä mis­tään muus­ta. Mikä on yri­tyk­se­si tapa pal­ki­ta? Miten annat kii­tos­ta? Älä pii­lo­ta hyviä uuti­sia kos­kaan arki­sen vies­tin­nän oheen tai tie­dot­teen ala­lai­taan. Tee uuti­sis­ta oma tie­dot­teen­sa, tee kuu­lu­tus, lähe­tä eril­li­nen kir­je tai säh­kö­pos­ti tai par­haim­mas­sa tapauk­ses­sa, jär­jes­tä yhtei­nen tapah­tu­ma, mis­sä osal­lis­tu­jat saa­vat jotain — kah­vit, pul­lan tai jotain muu­ta. Muis­ta, että kun ker­rot onnis­tu­mi­ses­ta, vies­tin sisäl­tö on vain tämä hyvä uuti­nen.

Mil­loin on hyvä aika ker­toa huo­not uuti­set?

Jos yleen­sä ker­rom­me hyvät uuti­set heti ja aikai­le­mat­ta tai ehdo­tuk­se­ni mukaan lah­ja­pa­pe­riin kää­rit­ty­nä, huo­not uuti­set eivät kos­kaan ole sel­lai­sia. Huo­no­jen uutis­ten kans­sa on tyy­pil­lis­tä vit­kas­tel­la, odo­tel­la. Kun asia on vii­mein pakos­ta­kin edes­sä, huo­no uuti­nen ker­ro­taan. Tämä on pahin tapa toi­mia, ja osoit­taa aina yri­tys­toi­min­nas­sa huo­noa joh­ta­juut­ta. Esi­mer­kik­si täs­sä Pir­jo-jak­sos­sa se joten­kin kitey­tyy.

Kaik­kiin krii­sei­hin — myös huo­no­jen uutis­ten ker­ron­taan — tuli­si varau­tua. Niil­le tuli­si raken­taa oma suun­ni­tel­man­sa. Miten ker­rot toi­mi­tus­vai­keuk­sis­ta? Miten ker­rot irti­sa­no­mi­ses­ta? Miten ker­ron nega­tii­vi­ses­ta tulok­ses­ta? Miten ker­rot toi­mi­pai­kan lak­kaut­ta­mi­ses­ta? Miten ker­rot kon­kurs­sis­ta? Yri­tyk­sen ker­to­mat hyvät ja huo­not uuti­set kos­ket­ta­vat myös työn­te­ki­jöi­tä ja sik­si sisäi­sel­le vies­tin­näl­le tuli­si antaa arvoa eten­kin huo­no­jen uutis­ten koh­dal­la. Eräs yhteis­työ­kump­pa­ni­ni sanoi, että hyvät uuti­set kan­nat­taa aina toi­tot­taa suu­rel­le jou­kol­le, huo­not uuti­set kes­kus­tel­la vain asian­osais­ten kans­sa. Huo­not uuti­set ovat synk­kiä tie­to­ja, jot­ka eivät kuu­lu sel­lai­sil­le ihmi­sil­le, jot­ka eivät ole asian­osai­sia.

Kun ker­rot huo­not uuti­set, nou­da­ta säm­py­lä­mal­lia. Ker­ro aina hyvää huo­no­jen uutis­ten lisäk­si. Jos hyvät uuti­set tuli nos­taa yksis­tään omas­sa vies­tis­sä esil­le, huo­not uuti­set kan­nat­taa ns. “pii­lot­taa” mui­den uutis­ten sekaan. Avoi­muus on tär­ke­ää, mut­ta vain tar­peel­li­ses­sa mää­räs­sä. Peh­mus­ta aina huo­no­jen uutis­ten nur­kat ja avaa kes­kus­te­lu­ka­na­vat. Anna ihmis­ten ottaa yhteyt­tä, kysyä ja tie­dus­tel­la. Raken­na val­miit vas­tauk­set mah­dol­li­siin kysy­myk­siin. Sano samat sanat jokai­sel­le sel­lai­sel­le, jon­ka ei tar­vit­se tie­tää enem­pää.

Jos­kus uuti­nen on sel­lai­nen, mikä oikeas­ti on vaka­va, vai­keut­taa mon­taa toi­min­toa sekä tuot­taa mie­li­pa­haa. Sil­loin­kin avoi­muus on tär­ke­ää. Paras­ta täm­möi­sel­le uuti­sil­le oli­si, että yhteis­kun­nas­sa jyl­läi­si esi­mer­kik­si täl­lai­nen koro­na­vi­ruse­pi­de­mia. Sil­loin tämä todel­la vaka­va uuti­nen ei nousi­si ehkä yhteis­kun­nan kes­kei­sem­mäk­si ja oli­si hel­pom­pi käsi­tel­lä. Jos­kus suu­rem­man hätä­ti­lan vält­tä­mi­nen vaa­tii isom­man hätä­ti­lan läs­nä­oloa.

Lopuk­si

Kai­kes­sa yri­tyk­sen sisäl­tö­suun­nit­te­lus­sa, käy­tä hyväk­si ulko­puo­lis­ta tukea, jos tun­tuu, että omat tai­dot eivät rii­tä. Kysy neu­voa, pyy­dä apua sisäl­tö­stra­te­gil­ta. Hyvät ja huo­not uuti­set ovat sel­lais­ta sisäl­töä, joi­den arvoa ei pitäi­si kos­kaan vähä­tel­lä. Mie­lel­lä­ni autan ja hel­po­tan sinua ker­to­maan hyvät ja huo­not uuti­set yri­tyk­se­si sisäl­lä kuin ulko­na. Kai­kil­le vies­teil­le on tapan­sa ja aikan­sa. Kaik­kea ei tar­vit­se itse hal­li­ta.

Blo­gi­teks­tin kir­joit­ti digi­taa­li­sen sisäl­tö­mark­ki­noin­nin asian­tun­ti­ja

Hen­na Eklund | Puna­ky­nä­pa­ho­lai­nen®

Olen sisäl­tö­jen into­hi­moi­nen kehit­tä­jä, toteut­ta­ja sekä kou­lut­ta­ja. Jos minun pitäi­si kuvail­la jol­la­kin taval­la into­hi­mo­ja­ni, oli­sin ”iki­har­joit­te­li­ja”. Näl­kä­ni oppia lisää ei lopu kos­kaan. Avaan huo­mioi­ta blo­gis­sa­ni Sinul­le ymmär­ret­tä­väs­ti sekä sel­keäs­ti. Odo­tan aina luki­joil­ta­ni kom­ment­te­ja, joten anna sitä lähet­tä­mäl­lä säh­kö­pos­tia: henna@punakynapaholainen.fi.

Kär­sit­kö sisäl­tö­til­tis­tä? Varaa ilmai­nen etä­pa­la­ve­ri ja kes­kus­tel­laan!

Ps. Joko tila­sit uutis­kir­jee­ni Lin­ke­di­nis­sä? Tilaa Haa­vi auki vies­tien vir­ras­sa!