Yhteis­työn takaa luot­ta­muk­sel­li­nen vies­tin­tä

Yhteis­työ toi­mii par­hai­ten sil­loin, kun vies­tin­tä on avoin­ta asiak­kaan ja yrit­tä­jän välil­lä. Olin koi­rie­ni kans­sa päi­vit­täi­sel­lä len­kil­lä­ni. Yleen­sä mykis­tän äänet, mut­ta nyt ne oli­vat jää­neet pääl­le jos­tain syys­tä. Pian pos­ti­laa­tik­koo­ni kilah­ti pos­ti asiak­kaa­ni toi­sel­ta sisäl­lön­tuot­ta­jal­ta, ja puhe­li­me­ni iloi­ses­ti ilmoit­ti asias­ta. Olin odot­ta­nut vies­tiä, kos­ka olim­me pro­jek­tim­me alus­sa ja olin juu­ri lait­ta­nut hänel­le kasan kysy­myk­siä liit­tyen pro­jek­tiim­me sekä ehdo­tuk­sia, mis­tä voi­sim­me läh­teä liik­keel­le. Kun aukai­sin pos­tin, ihmet­te­lin, mik­si hän oli lähet­tä­nyt pos­tin myös kah­del­le muul­le. Syy tähän sel­vi­si nopeas­ti.

Tämä säh­kö­pos­ti oli hyvä esi­merk­ki epä­luot­ta­mus­ta kas­vat­ta­vas­ta vies­tin­näs­tä, joka saa yhteis­työn säröi­le­mään heti pro­jek­tin alus­sa. Tämä säh­kö­pos­tin lähet­tä­nyt sisäl­lön­tuot­ta­ja oli uuden asiak­kaa­ni suku­lai­nen, joka oli hoi­ta­nut tämän yri­tyk­sen sisäl­lön­tuot­ta­mi­sen sii­hen asti. Ymmär­rän, että täl­lai­nen ulko­puo­li­nen taho voi hie­man ärsyt­tää eli mik­si minut on otet­tu teke­mään töi­tä, joi­ta hän teki. Eihän se osaa mitään, mitä hän tekee. Vali­tet­ta­vas­ti hän teki täl­lä säh­kö­pos­til­la “epä­var­muu­den avun­huu­don”. Se tar­koit­taa sitä, että hän huusi jul­ki­ses­ti ymmär­tä­mät­tö­myy­ten­sä kai­kil­le sekä tie­tys­ti syyt­ti pos­tis­sa minua asias­ta, johon en ollut mis­sään vai­hees­sa vie­lä edes kos­ke­nut­kaan. Jos hän oli­si kysy­nyt suo­raan lisä­tie­to­ja minul­ta eli lähet­tä­nyt säh­kö­pos­tia vain minul­le tai soit­ta­nut, oli­si yhteis­työm­me hänen kans­saan läh­te­nyt parem­min liik­keel­le.

Mitä tar­koi­tan ter­mil­lä luot­ta­muk­sel­li­nen vies­tin­tä?

Olen nou­dat­ta­nut aina kai­kes­sa vies­tin­näs­sä­ni mant­raa: “Kii­tok­set jae­taan aina kaik­kien kes­ken, kehi­tys­koh­teis­ta kes­kus­tel­laan kah­den kes­ken.” Se pitää koti­pe­sän puh­taa­na ja ei herä­tä tur­haa epä­tie­toi­suut­ta pro­jek­tin sisäl­lä. Täl­lä tar­koi­tan sitä, että kehi­tys­tar­pei­ta on jokai­sel­la ja hel­pom­min nii­hin pää­see käsik­si, kun kes­kus­te­lee asias­ta tar­kem­min toi­sen osa­puo­len kans­sa kah­den kes­ken. Sil­loin epä­tie­toi­suus tai syy­tös ei jää vain huu­te­le­mi­sek­si taka­ri­vis­tä, vaan oikeas­ti voi­daan iskeä kiin­ni ongel­maan heti ja hoi­taa se alta pois. Tämä on mie­les­tä­ni olen­nais­ta yhteis­työ­tä tuke­vas­sa ja luot­ta­muk­sel­li­ses­sa vies­tin­näs­sä.

Asia­kas­pro­jek­teis­sa “ulko­puo­li­nen” asian­tun­ti­ja voi herät­tää epä­var­muut­ta yri­tyk­sen sisäl­lä, kos­ka teki­jää ei tun­ne­ta hen­ki­lö­koh­tai­ses­ti. Usein pel­ko on juu­ri esi­merk­ki­ni kal­tai­nen — hän vie jon­kun työn. Näin ei aina ole, kos­ka idea­na on kehit­tää yri­tyk­sen toi­min­taa, jot­ta kai­kil­la oli­si enem­män työ­tä. Usein kal­tai­se­ni asian­tun­ti­ja tulee juu­ri rin­nal­le ana­ly­soi­maan ja kehit­tä­mään toi­min­taa, kos­ka minä haluan, että yri­tys onnis­tuu ja yri­tyk­ses­sä­kin tuli­si uskoa sii­hen, että kans­sa­ni se onnis­tuu.

Kun alan teh­dä töi­tä asia­kas­yri­tyk­ses­sä, aloi­tus kai­paa aina taus­ta­työ­tä sekä haas­tat­te­lui­ta. Tutus­tun yleen­sä yri­tyk­sen voi­ma­va­roi­hin eli teki­jöi­hin ja hei­dän osaa­mi­seen­sa. Haluan nimit­täin tie­tää, miten hei­dän osaa­mis­taan voi­si käyt­tää hyväk­si eri­lai­sis­sa vies­tin­tä­pro­jek­teis­sa. Jos täl­lai­ses­sa tar­pees­sa vies­tin­tä on avoin­ta, se tukee parem­min sitä, että pys­tyn vies­ti­mään toi­mi­vas­ti ns. yri­tyk­sen äänel­lä. Jos tie­toa pimi­te­tään, se hait­taa niin yri­tyk­sen toi­min­taa kuin mah­dol­li­suuk­sia kehit­tää sitä. Pahin­ta on, että ongel­mis­ta nos­te­taan huo­li vas­ta ns. mää­rä­päi­vää edel­tä­vä­nä aat­to­na tai sil­loin, kun asial­le ei voi teh­dä mitään.

Miten teh­dään yhteis­työ­tä tuke­vaa vies­tin­tää?

Yhteis­työ­tä ja luot­ta­muk­sel­lis­ta vies­tin­tää on help­po teh­dä seu­raa­vil­la ohjeil­la:

1. Toi­mi avoi­mes­ti sel­keil­lä rajoil­la

Jaa tie­toa stra­te­gi­ses­ti eli ker­ro tar­peel­li­nen, mut­ta var­mis­ta, että luot­ta­muk­sel­li­suus säi­lyy. Lii­al­li­nen salaa­mi­nen voi syn­nyt­tää epä­luu­loa, mut­ta lii­an avoin vies­tin­tä voi lisä­tä tur­vat­to­muu­den tun­net­ta. Huo­leh­di aina, että luot­ta­muk­sel­li­suus säi­lyy ja vää­rin­kä­si­tyk­set väl­te­tään. Mant­ra­ni toi­mii täs­sä hyvin eli kii­tok­set ja myös onnis­tu­mi­set jae­taan kaik­kien kes­ken, kehi­tys­koh­teis­ta kes­kus­tel­laan kah­den kes­ken.

2. Roo­lit ja tavoit­teet sel­väk­si alus­ta alkaen

Var­mis­ta, että kaik­ki osa­puo­let ymmär­tä­vät asian­tun­ti­jan roo­lin: hän ei ole uhka vaan resurs­si. Tee sel­väk­si, mik­si ulko­puo­li­nen asian­tun­ti­ja on muka­na ja mitä yhteis­työl­lä halu­taan saa­vut­taa. Kun toi­min­ta­mal­lit ovat kun­nos­sa, jokai­nen tie­tää paik­kan­sa pro­jek­tis­sa. Idea­na­han on aina men­nä yhdes­sä eteen­päin koh­ti onnis­tu­mis­ta, eikö?

3. Kuun­te­le ja tun­nis­ta huo­le­nai­heet

Toi­mi­van yhteis­työn yti­mes­sä on kuun­te­le­mi­nen. Jos orga­ni­saa­tios­sa koe­taan epä­var­muut­ta tai uhkaa, nämä tun­teet on hyvä tun­nis­taa ja käsi­tel­lä avoi­mes­ti – mie­lui­ten ennen kuin ne kär­jis­ty­vät. Tun­nis­ta mah­dol­li­nen epä­luot­ta­mus ajois­sa ja käsit­te­le se raken­ta­vas­ti. Hel­poin­ta on men­nä ja kes­kus­tel­la epä­var­man hen­ki­lön kans­sa kah­den kes­ken ongel­mas­ta ja sel­vit­tää se. Täl­lai­nen “ihol­le tule­mi­nen” tuo usein esiin hen­ki­lön oikean motii­vin eli onko tar­koi­tus raken­taa ja hävit­tää. Sil­loin voi kysyä, sopii­ko ko. hen­ki­lö ollen­kaan pro­jek­tiin

4. Ker­ro asiois­ta oike­aan aikaan, oikeil­le ihmi­sil­le

Suun­nit­te­le tie­don­vä­li­tys huo­lel­li­ses­ti, kos­ka kaik­ki tie­to ei kuu­lu kai­kil­le. Vies­tin­tä tulee koh­den­taa tar­kas­ti niin, että se tukee yhteis­työ­tä eikä herä­tä tar­pee­ton­ta epä­luot­ta­mus­ta. Vali­tet­ta­van usein tapah­tuu sel­lais­ta, että tie­to kul­kee sel­lai­sil­le ihmi­sil­le, jot­ka eivät ole olleet muka­na pro­jek­tis­sa. Täl­lai­nen tie­to on kes­ke­ne­räis­tä ja yleen­sä vas­ta kehit­te­lys­sä. Tämä tie­to ei kuu­lu muil­le kuin pro­jek­tis­sa työs­ken­te­le­vil­le. Väliai­ka­ra­por­tit ovat mie­les­tä­ni hyviä tie­don­vä­li­tyk­sen ele­ment­te­jä, joi­hin voi kerä­tä ns. val­miin tie­don, mut­ta ei mitään epä­olen­nais­ta.

5. Suun­ni­tel­ma kas­vat­taa luot­ta­mus­ta

Luot­ta­mus ei syn­ny yhdes­sä vies­tis­sä tai tapaa­mi­ses­sa, vaan joh­don­mu­kai­sel­la ja suun­ni­tel­lul­la vies­tin­näl­lä. Tär­kein­tä on pitää kiin­ni sovi­tus­ta, olla rehel­li­nen ja antaa tilaa kysy­myk­sil­le ja epäi­lyil­le.

Avoin vies­tin­tä tukee yhteis­työ­tä

Näi­tä ohjei­ta nou­dat­ta­mal­la pro­jek­tin kaik­ki osa­puo­let osaa­vat enna­koi­da mah­dol­li­sen palaut­teen etu­kä­teen ja laa­jen­taa näkö­kan­taan­sa sen mukai­ses­ti — valin­to­ja osa­taan perus­tel­la sekä vakuut­taa ja saa­da toi­nen osa­puo­li hel­pom­min puo­lel­leen. Esi­mer­kik­si vies­tin­tä­kou­lu­tuk­sis­sa koros­te­taan, että hyväl­lä työn­te­ki­jäl­lä on erin­omai­set vuo­ro­vai­ku­tus­tai­dot, hän osaa innos­taa ja ins­pi­roi­da, hänel­lä on tun­neä­lyä sekä itse­tun­te­mus on kun­nos­sa eli hän tie­tää hyvät ja hei­kot puo­len­sa. Kukaan meis­tä ei ole sep­pä syn­tyes­sään, mut­ta maa­il­ma on täyn­nä tapo­ja, joil­la voim­me muut­tua sepik­si, kou­lut­tau­tua, ope­tel­la ja pereh­tyä — har­joi­tel­la. Emme saa kos­kaan kiel­tää tai­dot­to­muut­tam­me, vaan mei­dän pitää tie­dos­taa se ja kehit­tyä parem­mak­si sil­lä osa-alu­eel­la.

Mikään asia maa­il­mas­sa ei ole my way or highway. Yhteis­työl­le pitää olla avoin, ja sii­hen pitää läh­teä mukaan posi­tii­vi­sin mie­lin. Jos ennak­koon asen­tee­si on sel­lai­nen, että mitään hyvää ei täs­tä syn­ny, pro­jek­ti on tuo­mit­tu alus­ta asti. Sil­loin ei vuo­ro­vai­ku­tus­ta syn­ny, palau­tet­ta ei tule, pää­tök­siä ei tue­ta, tapah­tu­mia ei teh­dä ajois­sa ja vapaa­eh­toi­sia teki­jöi­tä ei ilmoit­tau­du. Yhteis­työ­tä tukee luot­ta­muk­sel­li­nen vies­tin­tä.