Yhteistyön tärkein elementti on luottamuksellinen viestintä
Yhteistyö toimii parhaiten silloin, kun viestintä on avointa, mutta positiivisella tavalla. Olin koirieni kanssa päivittäisellä lenkilläni. En yleensä ota viestimiä matkaan eli puhelimeni jää usein kotiin. Nyt olin vahingossa ottanut puhelimeni matkaan. Pian postilaatikkooni kilahti posti asiakkaani toiselta sisällöntuottajalta ja puhelimeni iloisesti ilmoitti asiasta. Olin odottanut viestiä, koska olimme projektimme alussa ja olin juuri laittanut hänelle kasan kysymyksiä liittyen projektiimme sekä ehdotuksia, mistä voisimme lähteä liikkeelle. Kun aukaisin postin, ihmettelin, miksi hän oli lähettänyt postin myös kahdelle muulle. Syy tähän selvisi nopeasti.
Tämä sähköposti on eräs esimerkki epäluottamusta kasvattavasta viestinnästä, joka saa yhteistyön säröilemään. Tämä sähköpostin lähettänyt sisällöntuottaja oli uuden asiakkaani sukulainen, joka oli hoitanut tämän yrityksen sisällöntuottamisen siihen asti. Ymmärrän, että tällainen ulkopuolinen taho voi hieman ärsyttää eli miksi minut on otettu tekemään töitä, joita hän teki. Valitettavasti hän teki tällä sähköpostilla “epävarmuuden avunhuudon”. Se tarkoittaa sitä, että hän huusi julkisesti ymmärtämättömyytensä kaikille sekä tietysti syytti postissa minua asiasta, johon en ollut missään vaiheessa vielä edes koskenutkaan. Jos hän olisi kysynyt suoraan lisätietoja minulta, olisi yhteistyömme hänen kanssaan lähtenyt paremmin liikkeelle.
Miten tehdään yhteistyötä tukevaa viestintää?
Olen noudattanut aina kaikessa viestinnässäni mantraa: “Kiitokset kaikille, kehityskohteet kahden kesken.” Se pitää ns. kotipesän puhtaana ja huolenaiheet voi käydä asiakkaan yhteyshenkilön kanssa yhdessä läpi helpommin. Tämä on mielestäni olennaista yhteistyötä tukevassa viestinnässä. “Ulkopuolinen” sisällöntuottaja voi herättää epävarmuutta yrityksen sisällä, koska tekijää ei tunneta henkilökohtaisesti. Jos hän alkaa tehdä sisältöjä haamukirjoittajana, yrityksen äänellä, on tärkeää, että viestintä on avointa, koska kaikki sisällöntuottaminen vaatii taustatyötä.
Tästä asiakaskokemuksesta viisastuneena päätinkin kirjoittaa viisaan viestinnän ohjeet. Olen lisännyt saman kohdan asiakkaiden kanssa tekemiini sopimuksiin hieman lyhyempänä. Jokaisen on hyvä tietää pelisäännöt, kun lähdemme toteuttamaan projektia yhdessä.
Viisasta viestintää, joka kehittää yhteistyötä ja luottamusta, on helppo tehdä seuraavilla ohjeilla.
- Ole avoin virheistä: Jos olet tehnyt virheen, kerro se rehellisesti ja korjaa se. Se on kehityskohde, jonka voi tehdä seuraavalla kerralla paremmin.
- Kiitokset julkisesti: Jos huomaat kiitoksen arvoisen asian, kerro siitä ja kiitä yhteistyötahoasi julkisesti kaikkien kesken. Älä laita vain yksityisviestiä.
- Työtaakan jakaminen: Jos huomaat, että yhteistyötahollasi on projektin osa-alueen kanssa liikaa tekemistä, tarjoa auttavaa kättäsi. Joskus voi olla, että he eivät ymmärrä ottaa vastaan tarjoamaasi apua. Silloin hyvä tapa on kertoa hänelle hauskalla tavalla esimerkki, miten olet ratkaissut samanlaisen ongelman toisen asiakkaasi kanssa.
- Kaikella tekemisellä on selkeä suunnitelma: Jos huomaat toisen ihmisen ohjautuvan väärään suuntaan tai menevän metsään tulkinnoissaan tai hän ei ole ymmärtänyt asiaa, kerro siitä hänelle heti. Voit jopa ohjeistaa ja olla avuksi, jotta saatte työn tehtyä loppuun.
- Pyydä anteeksi selkeästi: Jos sinulla on anteeksipyydettävää, älä koskaan käytä seuraavia tapoja: “Anteeksi, jos” tai “Pyydän anteeksi, mutta”.
Avoin viestintä tukee yhteistyötä
Näitä ohjeita noudattamalla molemmat osapuolet osaavat ennakoida mahdollisen palautteen etukäteen ja laajentaa näkökantaansa sen mukaisesti — valintoja osataan perustella sekä vakuuttaa ja saada toinen osapuoli helpommin puolelleen. Esimerkiksi viestintäkoulutuksissa korostetaan, että hyvällä työntekijällä on erinomaiset vuorovaikutustaidot, hän osaa innostaa ja inspiroida, hänellä on tunneälyä sekä itsetuntemus on kunnossa eli hän tietää hyvät ja heikot puolensa. Kukaan meistä ei ole seppä syntyessään, mutta maailma on täynnä tapoja, joilla voimme muuttua sepiksi, kouluttautua, opetella ja perehtyä — harjoitella. Emme saa koskaan kieltää taidottomuuttamme, vaan meidän pitää tiedostaa se ja kehittyä paremmaksi sillä osa-alueella.
Mikään asia maailmassa ei ole my way or highway. Silloin ei vuorovaikutusta synny, palautetta ei tule, päätöksiä ei synny, tapahtumia ei tapahdu ja vapaaehtoisia tekijöitä ei ilmoittaudu. Niissä tilanteissa vastaanottajalla on automaattisesti asenne: “Ei hän kuuntele minua kuitenkaan.”