Yhteistyössä tärkeää on luottamuksellinen viestintä

Yhteis­työn tär­kein ele­ment­ti on luot­ta­muk­sel­li­nen vies­tin­tä

Yhteis­työ toi­mii par­hai­ten sil­loin, kun vies­tin­tä on avoin­ta, mut­ta posi­tii­vi­sel­la taval­la. Olin koi­rie­ni kans­sa päi­vit­täi­sel­lä len­kil­lä­ni. En yleen­sä ota vies­ti­miä mat­kaan eli puhe­li­me­ni jää usein kotiin. Nyt olin vahin­gos­sa otta­nut puhe­li­me­ni mat­kaan. Pian pos­ti­laa­tik­koo­ni kilah­ti pos­ti asiak­kaa­ni toi­sel­ta sisäl­lön­tuot­ta­jal­ta ja puhe­li­me­ni iloi­ses­ti ilmoit­ti asias­ta. Olin odot­ta­nut vies­tiä, kos­ka olim­me pro­jek­tim­me alus­sa ja olin juu­ri lait­ta­nut hänel­le kasan kysy­myk­siä liit­tyen pro­jek­tiim­me sekä ehdo­tuk­sia, mis­tä voi­sim­me läh­teä liik­keel­le. Kun aukai­sin pos­tin, ihmet­te­lin, mik­si hän oli lähet­tä­nyt pos­tin myös kah­del­le muul­le. Syy tähän sel­vi­si nopeas­ti.

Tämä säh­kö­pos­ti on eräs esi­merk­ki epä­luot­ta­mus­ta kas­vat­ta­vas­ta vies­tin­näs­tä, joka saa yhteis­työn säröi­le­mään. Tämä säh­kö­pos­tin lähet­tä­nyt sisäl­lön­tuot­ta­ja oli uuden asiak­kaa­ni suku­lai­nen, joka oli hoi­ta­nut tämän yri­tyk­sen sisäl­lön­tuot­ta­mi­sen sii­hen asti. Ymmär­rän, että täl­lai­nen ulko­puo­li­nen taho voi hie­man ärsyt­tää eli mik­si minut on otet­tu teke­mään töi­tä, joi­ta hän teki. Vali­tet­ta­vas­ti hän teki täl­lä säh­kö­pos­til­la “epä­var­muu­den avun­huu­don”. Se tar­koit­taa sitä, että hän huusi jul­ki­ses­ti ymmär­tä­mät­tö­myy­ten­sä kai­kil­le sekä tie­tys­ti syyt­ti pos­tis­sa minua asias­ta, johon en ollut mis­sään vai­hees­sa vie­lä edes kos­ke­nut­kaan. Jos hän oli­si kysy­nyt suo­raan lisä­tie­to­ja minul­ta, oli­si yhteis­työm­me hänen kans­saan läh­te­nyt parem­min liik­keel­le.

Miten teh­dään yhteis­työ­tä tuke­vaa vies­tin­tää?

Olen nou­dat­ta­nut aina kai­kes­sa vies­tin­näs­sä­ni mant­raa: “Kii­tok­set kai­kil­le, kehi­tys­koh­teet kah­den kes­ken.” Se pitää ns. koti­pe­sän puh­taa­na ja huo­le­nai­heet voi käy­dä asiak­kaan yhteys­hen­ki­lön kans­sa yhdes­sä läpi hel­pom­min. Tämä on mie­les­tä­ni olen­nais­ta yhteis­työ­tä tuke­vas­sa vies­tin­näs­sä. “Ulko­puo­li­nen” sisäl­lön­tuot­ta­ja voi herät­tää epä­var­muut­ta yri­tyk­sen sisäl­lä, kos­ka teki­jää ei tun­ne­ta hen­ki­lö­koh­tai­ses­ti. Jos hän alkaa teh­dä sisäl­tö­jä haa­mu­kir­joit­ta­ja­na, yri­tyk­sen äänel­lä, on tär­ke­ää, että vies­tin­tä on avoin­ta, kos­ka kaik­ki sisäl­lön­tuot­ta­mi­nen vaa­tii taus­ta­työ­tä.

Täs­tä asia­kas­ko­ke­muk­ses­ta vii­sas­tu­nee­na pää­tin­kin kir­joit­taa vii­saan vies­tin­nän ohjeet. Olen lisän­nyt saman koh­dan asiak­kai­den kans­sa teke­mii­ni sopi­muk­siin hie­man lyhyem­pä­nä. Jokai­sen on hyvä tie­tää peli­sään­nöt, kun läh­dem­me toteut­ta­maan pro­jek­tia yhdes­sä.

Vii­sas­ta vies­tin­tää, joka kehit­tää yhteis­työ­tä ja luot­ta­mus­ta, on help­po teh­dä seu­raa­vil­la ohjeil­la.

  1. Ole avoin vir­heis­tä: Jos olet teh­nyt vir­heen, ker­ro se rehel­li­ses­ti ja kor­jaa se. Se on kehi­tys­koh­de, jon­ka voi teh­dä seu­raa­val­la ker­ral­la parem­min.
  2. Kii­tok­set jul­ki­ses­ti: Jos huo­maat kii­tok­sen arvoi­sen asian, ker­ro sii­tä ja kii­tä yhteis­työ­ta­hoa­si jul­ki­ses­ti kaik­kien kes­ken. Älä lai­ta vain yksi­tyis­vies­tiä.
  3. Työ­taa­kan jaka­mi­nen: Jos huo­maat, että yhteis­työ­ta­hol­la­si on pro­jek­tin osa-alu­een kans­sa lii­kaa teke­mis­tä, tar­joa aut­ta­vaa kät­tä­si. Jos­kus voi olla, että he eivät ymmär­rä ottaa vas­taan tar­joa­maa­si apua. Sil­loin hyvä tapa on ker­toa hänel­le haus­kal­la taval­la esi­merk­ki, miten olet rat­kais­sut saman­lai­sen ongel­man toi­sen asiak­kaa­si kans­sa.
  4. Kai­kel­la teke­mi­sel­lä on sel­keä suun­ni­tel­ma: Jos huo­maat toi­sen ihmi­sen ohjau­tu­van vää­rään suun­taan tai mene­vän met­sään tul­kin­nois­saan tai hän ei ole ymmär­tä­nyt asi­aa, ker­ro sii­tä hänel­le heti. Voit jopa ohjeis­taa ja olla avuk­si, jot­ta saat­te työn teh­tyä lop­puun.
  5. Pyy­dä anteek­si sel­keäs­ti: Jos sinul­la on anteek­si­pyy­det­tä­vää, älä kos­kaan käy­tä seu­raa­via tapo­ja: “Anteek­si, jos” tai “Pyy­dän anteek­si, mut­ta”.

Avoin vies­tin­tä tukee yhteis­työ­tä

Näi­tä ohjei­ta nou­dat­ta­mal­la molem­mat osa­puo­let osaa­vat enna­koi­da mah­dol­li­sen palaut­teen etu­kä­teen ja laa­jen­taa näkö­kan­taan­sa sen mukai­ses­ti — valin­to­ja osa­taan perus­tel­la sekä vakuut­taa ja saa­da toi­nen osa­puo­li hel­pom­min puo­lel­leen. Esi­mer­kik­si vies­tin­tä­kou­lu­tuk­sis­sa koros­te­taan, että hyväl­lä työn­te­ki­jäl­lä on erin­omai­set vuo­ro­vai­ku­tus­tai­dot, hän osaa innos­taa ja ins­pi­roi­da, hänel­lä on tun­neä­lyä sekä itse­tun­te­mus on kun­nos­sa eli hän tie­tää hyvät ja hei­kot puo­len­sa. Kukaan meis­tä ei ole sep­pä syn­tyes­sään, mut­ta maa­il­ma on täyn­nä tapo­ja, joil­la voim­me muut­tua sepik­si, kou­lut­tau­tua, ope­tel­la ja pereh­tyä — har­joi­tel­la. Emme saa kos­kaan kiel­tää tai­dot­to­muut­tam­me, vaan mei­dän pitää tie­dos­taa se ja kehit­tyä parem­mak­si sil­lä osa-alu­eel­la.

Mikään asia maa­il­mas­sa ei ole my way or highway. Sil­loin ei vuo­ro­vai­ku­tus­ta syn­ny, palau­tet­ta ei tule, pää­tök­siä ei syn­ny, tapah­tu­mia ei tapah­du ja vapaa­eh­toi­sia teki­jöi­tä ei ilmoit­tau­du. Niis­sä tilan­teis­sa vas­taa­not­ta­jal­la on auto­maat­ti­ses­ti asen­ne: “Ei hän kuun­te­le minua kui­ten­kaan.”

Blo­gi­teks­tin kir­joit­ti

Hen­na Eklund |
Puna­ky­nä­pa­ho­lai­nen®

Kir­joi­tan blo­gis­sa­ni Puna­ky­nä­pa­ho­lai­sen kynäs­tä vies­tin­näs­tä, kir­joit­ta­mi­ses­ta sekä muis­ta yri­tys­ten vies­tin­tään vai­kut­ta­vis­ta ilmiöis­tä. Kir­joi­tan ne Sinul­le ymmär­ret­tä­väs­ti sekä sel­keäs­ti, kos­ka Hen­nak­si kaik­ki kuu­los­taa mie­len­kiin­toi­sem­mal­ta.

Tyk­kä­sit­kö luke­mas­ta­si? Jaa teks­ti lähi­pii­ril­le­si esim. Lin­ke­dI­nis­sä tai muis­sa sosi­aa­li­sis­sa mediois­sa. Muis­ta mer­ka­ta minut jul­kai­suusi. Jos kiin­nos­tuit, käy lataa­mas­sa kir­joit­ta­mi­sop­paa­ni: “Tois­tat­ko samaa levyä sisäl­löis­sä­si?

Haluat­ko kysyä jotain? Kai­paat­ko kehu­ja tai tukea? Varaa aika tai ota suo­raan yhteyt­tä ja kes­kus­tel­laan. Soi­ta 050 536 2381 tai lähe­tä säh­kö­pos­tia henna@punakynapaholainen.fi.