
Miten webinaarin viestintä kannattaa tehdä?
Webinaarit ovat nykyaikaa ja aina helppoja järjestää. Etenkin asiantuntijayrityksen tulisi järjestää tuollaisia, jotta he voisivat tuoda esiin osaamisensa paremmin. (*köh *köh) Webinaari voi olla pieni asiantuntijamiitti tai sitten isompi maksullinen tapahtuma. Jos olet kiinnostunut järjestämään sellaisen, mutta et tiedä, mitä aloittaa, lue tämä blogi. Kerron tässä blogissa, mitä vaiheita siihen liittyvän viestinnän tulisi sisältää, miten sitä markkinoidaan kohderyhmällesi, miten hoidat ilmoittautumiset, muistutukset ja vielä jälkityöt. Annan nyt sinulle varsin raa’an rungon, jonka voit ottaa omaan käyttöösi ja muokata haluamaksesi.
Vaikka webinaarit järjestetäänkin verkossa, niiden järjestelyihin pätevät samat lait kuin mihin tahansa tapahtumaan. Muista aina viestinnässä tutut kolme pointtia: suunnittelu, kohderyhmä sekä aikataulu. Kun tiedät, mitä teet, kenelle ja milloin, tapahtuma on helppo järjestää. Silloin sitä ei tarvitse stressata turhaa, ja hienosäätöjä on mahdollista tehdä vaivattomasti. Koska totuus on, että suunnitelmiin tulee usein pakostakin pieniä muutoksia. Kun sinulla on hyvä tiimi tekemässä tapahtumaa, et voi muuta kuin onnistua.
Milloin ja miten viestintä kannattaa aloittaa?
Webinaarin markkinointi kannattaa aloittaa ajoissa. Ensimmäinen kysymys, jonka kuulen, on usein seuraava: “Kuinka kauan etukäteen viestintä kannattaa aloittaa?” Yleensä pienemmälle tapahtumalle eli 1 — 2 kk ennen on ihan hyvä aika. Jos olet järjestämässä isompaa maksullista verkkotapahtumaa, silloin puoli vuottakaan ei ole paha aika. Aika kannattaa mitata aina osallistujamäärän mukaan. Olin mukana JCI-toiminnassa ja siellä tapahtumien järjestäminen on arkipäivää. Siellä oppi sen, että mitä isompi tapahtuma, sitä pidempään viestintää pitää tehdä.
Kun pohdit webinaariviestinnän aloittamista, pääasia on, että kerrot siitä mahdollisimman pian kohderyhmällesi. Kun suunnittelu aloitetaan, on parasta perustaa heti alkuun myös kivijalta kaikelle tiedolle. Tämä tarkoittaa sitä, että teet tapahtumalle oman laskeutumissivun eli alasivun verkkosivuille sekä omat tapahtumasivut myös sosiaaliseen mediaan, esim. Linkediniin. Tapahtumasivut toimivat ns. “teasereina” ja ensimmäisinä tiedotteina tulevasta verkkotapahtumasta. Niiden kautta on helppo jakaa koko ajan enemmän ja enemmän tietoa sisällöistä sekä aktivoida kiinnostuneita. Kun tapahtumasivut ovat valmiit, kutsu niihin verkostosi tai kohdennetusti osallistujia. Pyydä jokaista kutsuttua jakamaan tietoa eteenpäin verkostoilleen.
Tapahtumaviestinnässä on tärkeää, että tapahtuman markkinointikanavat pidetään koko ajan kuumana kohderyhmään päin. Orgaanisina julkaisuina toimivat parhaiten kaikki olennaiset sisällölliset tiedot: mitä tapahtuu, milloin tapahtuu, miten se tapahtuu, ohjeistuksia, tietoa puhujista, tietoa ongelmasta tai aiheesta, mitä webinaari käsittelee. Tee sitä säännöllisesti. Parasta olisi, että saisit sen automatisoitua. Maksettua markkinointia tulisi ostaa niin, että se on aktiivista aina ensimmäisestä suunnittelupäivästä webinaaripäivään. Pidä huoli, että niiden kautta viestintä pysyy tuoreena: seuraa analytiikkaa ja mainosten toimivuutta, muuttele mainoksen sisältöä (tekstejä sekä kuvitusta) viikottain.
Mitä pitää huomioida muutamaan päivää ennen ja tapahtumapäivänä?
Kun webinaarin tapahtumaviestintä on hoidettu hyvin, osallistujia on ilmoittautunut runsaasti, koska aihe kiinnostaa. Osallistujat ovat jakaneet tapahtumasta tietoa aktiivisesta myös omalle verkostolleen. Tapahtumapäivänä ja muutamana päivänä ennen sitä on hyvä muistuttaa osallistujia tulevasta tapahtumasta.
Ennen tapahtumapäivää on hyvä varmistaa kaikki tekninen valmius sekä jakaa työt tarkemmin tiimin kesken. Jos olet puhuja, pidä huoli, että sinulla on muutama lisäkäsi käytössä tapahtumapäivänä. Tapahtumapäivänä olisi hyvä, että vähintään yksi pitäisi huolen kuvasta ja äänestä ja toinen ylläpitäjä pitäisi huolen ilmoittautuneista. Ylläpitäjät varmistavat näin puolestasi, että ensinnäkin ääni kuuluu, kuva näkyy ja tallennus onnistuu, ja toiseksi toinen ylläpitäjä varmistaa, että kaikki ilmoittautuneet pääsevät webinaariin sisälle, he saavat kysymyksiinsä vastaukset ja, jos ongelmia syntyy, sinun ei tarvitse olla niistä huolehtimassa. Näin mikään ei häiritse tapahtuman tärkeintä antia eli sisältöä. Webinaarin puhujana voit näin keskittyä tekemiseesi.
Miten viestin tapahtuman jälkeen?
Kun webinaari on onnistuneesti ohi, alkaa tärkein työ. Osallistujille pitää lähettää jonkinlainen kiitos osallistumisesta. Jos lupasit webinaarissa esimeriksi lisätietoa tai linkkejä, lähetä ne. Jos lupasit videoinnin, lähetä se osallistuneille. Jos tapahtumaan ilmoittautunut ei päässyt matkaan, muista heitäkin, mutta älä niin runsaasti kuin osallistuneita. Pääasia, että saat aktivoitua heissä jotain kiitos-velkaa. Tällainen lahja voi olla esim. jokin kevyt työkalu liittyen webinaarin aiheeseen.
Näillä ohjeilla uskon sinun järjestävän onnistuneen webinaarin. Pääasia on, että välität tietoa koko ajan kaikesta tapahtuman ja tapahtuman aiheen kannalta olennaisista asioista. Sillä tavalla anna arvoa osallistujalle. Tapahtumaviestinnän pahin vihollinen on oletusviestintä eli viestit vain, jos on pakko ja kaikkihan se tietää ‑asenteella. Älä koskaan tee niin! Viestintä on tapahtuman paras kaveri. Viestintää ei pidä koskaan unohtaa.