Webi­naa­ria jär­jes­tä­mäs­sä? Aika aloit­taa vies­tin­tä?

Webi­naa­rit ovat nyky­ai­kaa ja aina kivo­ja asioi­ta. Eten­kin asian­tun­ti­jay­ri­tyk­sen tuli­si jär­jes­tää tuol­lai­sia, jot­ta he voi­si­vat tuo­da esiin osaa­mi­sen­sa parem­min. Webi­naa­ri voi olla pie­ni asian­tun­ti­ja­miit­ti tai sit­ten isom­pi mak­sul­li­nen tapah­tu­ma. Mitä vai­hei­ta vies­tin­nän tuli­si sisäl­tää? Miten sitä mark­ki­noi­daan poten­ti­aa­li­sil­le osal­lis­tu­jil­le? Miten hoi­de­taan ilmoit­tau­tu­mi­set, muis­tu­tuk­set ja vie­lä jäl­ki­työt? Annan nyt sinul­le var­sin raa’an run­gon, jon­ka voit ottaa omaan käyt­töö­si ja muo­ka­ta halua­mak­se­si.

Vaik­ka webi­naa­ri jär­jes­te­tään­kin ver­kos­sa, sii­hen päte­vät samat lait kuin mihin tahan­sa tapah­tu­maan. Muis­ta aina vies­tin­näs­sä tutut kol­me point­tia: suun­nit­te­lu, koh­de­ryh­mä sekä aika­tau­lu. Kun tie­dät, mitä teet, kenel­le ja mil­loin, tapah­tu­ma eli webi­naa­ri on help­po jär­jes­tää. Sil­loin sitä ei tar­vit­se stres­sa­ta tur­haa, ja hie­no­sää­tö­jä on mah­dol­lis­ta teh­dä vai­vat­to­mas­ti. Kos­ka totuus on, että suun­ni­tel­miin tulee usein pie­ni muu­tok­sia. Kun sinul­la on hyvä tii­mi teke­mäs­sä tapah­tu­maa, et voi muu­ta kuin onnis­tua.

Mil­loin ja miten vies­tin­tä kan­nat­taa aloit­taa?

Tapah­tu­ma­vies­tin­tä kan­nat­taa aloit­taa ajois­sa. Riip­puu webi­naa­rin koos­ta, kuin­ka kau­an etu­kä­teen vies­tin­tä kan­nat­taa aloit­taa. Yleen­sä pie­nem­mäl­le tapah­tu­mal­le 1 — 2 kk ennen on ihan hyvä aika. Jos olet jär­jes­tä­mäs­sä isom­paa mak­sul­lis­ta verk­ko­ta­pah­tu­maa, sil­loin puo­li vuot­ta­kaan ei ole paha aika.

Kun poh­dit webi­naa­ri­vies­tin­nän aloit­ta­mis­ta, pää­asia on, että ker­rot sii­tä mah­dol­li­sim­man pian koh­de­ryh­mäl­le. Kun suun­nit­te­lu aloi­te­taan, on paras­ta perus­taa heti alkuun myös kivi­jal­ta kai­kel­le tie­dol­le. Tämä tar­koit­taa sitä, että teet webi­naa­ril­le oman las­keu­tu­mis­si­vun eli tapah­tu­ma­si­vun verk­ko­si­vuil­le sekä omat tapah­tu­ma­si­vut myös sosi­aa­li­seen medi­aan, esim. Lin­ke­di­niin. Tapah­tu­ma­si­vut toi­mi­vat ns. “tea­se­rei­na” ja ensim­mäi­si­nä tie­dot­tei­na tule­vas­ta verk­ko­ta­pah­tu­mas­ta. Nii­den kaut­ta on help­po jakaa koko ajan enem­män ja enem­män tie­toa sisäl­löis­tä sekä akti­voi­da kiin­nos­tu­nei­ta. Kun tapah­tu­ma­si­vut ovat val­miit, kut­su nii­hin ver­kos­to­si tai koh­den­ne­tus­ti osal­lis­tu­jia. Pyy­dä jokais­ta kut­sut­tua jaka­maan tie­toa eteen­päin ver­kos­toil­leen.

Tapah­tu­ma­vies­tin­näs­sä on tär­ke­ää, että niin orgaa­ni­nen kuin mak­set­tu vies­tin­tä pide­tään koko ajan kuu­ma­na koh­de­ryh­mään päin. Orgaa­ni­si­na jul­kai­sui­na toi­mi­vat par­hai­ten kaik­ki olen­nai­set sisäl­löl­li­set tie­dot: mitä tapah­tuu, mil­loin tapah­tuu, miten se tapah­tuu, ohjeis­tuk­sia, tie­toa puhu­jis­ta, tie­toa ongel­mas­ta tai aihees­ta, mitä webi­naa­ri käsit­te­lee. Tee sitä sään­nöl­li­ses­ti. Paras­ta oli­si, että sai­sit sen auto­ma­ti­soi­tua. Mak­set­tua mark­ki­noin­tia tuli­si ostaa niin, että se on aktii­vis­ta aina ensim­mäi­ses­tä suun­nit­te­lu­päi­väs­tä webi­naa­ri­päi­vään. Pidä huo­li, että nii­den kaut­ta vies­tin­tä pysyy tuo­ree­na: seu­raa ana­ly­tiik­kaa ja mai­nos­ten toi­mi­vuut­ta, muut­te­le mai­nok­sen sisäl­töä (teks­te­jä sekä kuvi­tus­ta) vii­kot­tain.

Webi­naa­ri ja vies­tin­tä tapah­tu­man jäl­keen

Kun webi­naa­rin tapah­tu­ma­vies­tin­tä on hoi­det­tu hyvin, osal­lis­tu­jia on run­saas­ti ja aihe kiin­nos­taa. Osal­lis­tu­jat ovat jaka­neet tapah­tu­mas­ta tie­toa aktii­vi­ses­ta myös omal­le ver­kos­tol­leen. Tapah­tu­ma­päi­vä­nä ja muu­ta­ma­na päi­vä­nä ennen sitä on hyvä muis­tut­taa osal­lis­tu­jia tule­vas­ta tapah­tu­mas­ta.

Ennen tapah­tu­ma­päi­vää on hyvä var­mis­taa kaik­ki tek­ni­nen val­mius sekä jakaa työt tar­kem­min tii­min kes­ken. Jos olet puhu­ja, pidä huo­li, että sinul­la on muu­ta­ma lisä­te­ki­jä käy­tös­sä tapah­tu­ma­päi­vä­nä. Tapah­tu­ma­päi­vä­nä oli­si hyvä, että vähin­tään yksi pitäi­si huo­len kuvas­ta ja äänes­tä ja toi­nen yllä­pi­tä­jä pitäi­si huo­len ilmoit­tau­tu­neis­ta. Yllä­pi­tä­jät var­mis­ta­vat näin puo­les­ta­si, että ensin­nä­kin ääni kuu­luu, kuva näkyy ja tal­len­nus onnis­tuu, ja toi­sek­si toi­nen yllä­pi­tä­jä var­mis­taa, että kaik­ki ilmoit­tau­tu­neet pää­se­vät webi­naa­riin sisäl­le, he saa­vat kysy­myk­siin­sä vas­tauk­set ja, jos ongel­mia syn­tyy, sinun ei tar­vit­se olla niis­tä huo­leh­ti­mas­sa. Näin mikään ei häi­rit­se tapah­tu­man tär­kein­tä antia eli sisäl­töä. Puhu­jat voi­vat näin kes­kit­tyä teke­mi­seen­sä.

Kun webi­naa­ri on onnis­tu­nees­ti ohi, alkaa tär­kein työ. Osal­lis­tu­jil­le pitää lähet­tää jon­kin­lai­nen kii­tos osal­lis­tu­mi­ses­ta. Jos lupa­sit webi­naa­ris­sa esi­me­rik­si lisä­tie­toa tai link­ke­jä, lähe­tä ne. Jos lupa­sit videoin­nin, lähe­tä se osal­lis­tu­neil­le. Jos tapah­tu­maan ilmoit­tau­tu­nut ei pääs­syt mat­kaan, muis­ta hei­tä­kin, mut­ta älä niin run­saas­ti kuin osal­lis­tu­nei­ta. Pää­asia, että saat akti­voi­tua heis­sä jotain kii­tos-vel­kaa. Täl­lai­nen lah­ja voi olla esim. jokin kevyt työ­ka­lu liit­tyen webi­naa­rin aihee­seen.

Näil­lä ohjeil­la uskon sinun jär­jes­tä­vän onnis­tu­neen webi­naa­rin. Pää­asia on, että väli­tät tie­toa koko ajan kai­kes­ta tapah­tu­man ja tapah­tu­man aiheen kan­nal­ta olen­nai­sis­ta asiois­ta. Sil­lä taval­la anna arvoa osal­lis­tu­jal­le. Tapah­tu­ma­vies­tin­nän pahin vihol­li­nen on ole­tus­vies­tin­tä eli vies­tit vain, jos on pak­ko ja kaik­ki­han se tie­tää ‑asen­teel­la. Älä kos­kaan tee niin! Vies­tin­tä on tapah­tu­man paras kave­ri. Vies­tin­tää ei pidä kos­kaan unoh­taa.

Blo­gi­teks­tin kir­joit­ti

Hen­na Eklund |
Puna­ky­nä­pa­ho­lai­nen®

Kir­joi­tan blo­gis­sa­ni Puna­ky­nä­pa­ho­lai­sen kynäs­tä vies­tin­näs­tä, kir­joit­ta­mi­ses­ta sekä muis­ta yri­tys­ten vies­tin­tään vai­kut­ta­vis­ta ilmiöis­tä. Kir­joi­tan ne Sinul­le ymmär­ret­tä­väs­ti sekä sel­keäs­ti, kos­ka Hen­nak­si kaik­ki kuu­los­taa mie­len­kiin­toi­sem­mal­ta.

Tyk­kä­sit­kö luke­mas­ta­si? Jaa teks­ti lähi­pii­ril­le­si esim. Lin­ke­dI­nis­sä tai muis­sa sosi­aa­li­sis­sa mediois­sa. Muis­ta mer­ka­ta minut jul­kai­suusi. Jos kiin­nos­tuit, käy lataa­mas­sa kir­joit­ta­mi­sop­paa­ni: “Tois­tat­ko samaa levyä sisäl­löis­sä­si?”

Haluat­ko kysyä jotain? Kai­paat­ko kehu­ja tai tukea? Varaa aika tai ota suo­raan yhteyt­tä ja kes­kus­tel­laan. Soi­ta 050 536 2381 tai lähe­tä säh­kö­pos­tia henna@punakynapaholainen.fi.