Toimiva työpaikan sisäinen viestintä on kultaakin kalliimpaa
Pohdin tuossa istuessani useissa sisäisissä palavereissa sekä asiakastapaamisissa, että toimiva työpaikan sisäinen viestintä on kultaakin kalliimpaa. Työni puolesta olen päässyt tutustumaan monenlaisten yritysten sisäiseen elämään. Joissakin paikoissa se on toimivaa sekä ottaa avainhenkilöt mukaan, joissakin paikoissa taas kuljetaan hyvin rajoitettua polkua. Kaikessa sisäisessä viestinnässä korostuu mielestäni kuitenkin avoimuus. Etenkin muutosten keskellä sekä uudenlaisia toimintamalleja omaksuessa avoimuus ja onnistumisista sekä ongelmista tiedotus on tärkeää. Mielestäni on olennaista, että työntekijät pysyvät mukana muutoksissa sekä heidät otetaan mukaan tekemiseen. Koronavuosi ei ole ollut helppo. Etätyöskentely on tuonut omat haasteensa etenkin sisäiseen viestintään.
Sisäisen viestinnän heikot kohdat
Mihin sisäinen viestintä usein kompastuu? Kerroin jo aikaisemmassa kappaleessa, että jos viestintä on liian rajoittunutta, ajautuu sisäinen viestintä ennemmin tai myöhemmin umpikujaan sekä ongelmiin. Näin tämän vierestä erään yrityksen kanssa, missä vastapalkattu avainhenkilö ei vain päässyt sisään yritykseen tai häntä ei otettu mukaan jostain syystä. Voi olla, että tämä avainhenkilö ei vain osannut kertoa, mikä oli ongelma tai ei osannut pyytää apua. Syynä voi olla myös tiedon vähyys eli tämä työntekijä ei ollut tietoinen uuden yrityksen toimintamalleista eli perehdyttäminen oli jäänyt heikoksi. Ongelmia on varmasti monia, mutta lopulta tämä työntekijä laittoi konkreettisesti hanskat tiskiin ja lähti takaisin aikaisempaan työpaikkaansa.
Jos työpaikalla omaksutaan uusia toimintamalleja tai työpaikalle tulee uusia työntekijöitä, on tärkeää, että heidät otetaan avosylin vastaan yhteisöön. Tärkeää on varmistaa heille selkeät avainhenkilöt, joiden äidillisessä tai isällisessä huomassa he pääsevät ylitse pahimman vaiheen. Nämä ”huoltojoukot” varmistavat, että kaikki tieto on uuden tekijän saatavilla sekä omaksuttavissa. Sisäinen viestintä on tärkeässä asemassa perehdyttämisessä. Perehdyttämien on hirveän vaikea työ, jos se ei ole suunniteltua. Siinä perehdyttäjän pitää astua perehdytettävän kenkiin ja jättää olettaminen kokonaan pois sanavarastosta. Koskaan uusi työntekijä ei saa kuulla, että ”Oletin, että …” ”Luulin, että …”
Sisäinen viestintä toimivaksi näillä vinkeillä
Miten sisäinen viestintä saadaan sitten toimimaan, konkreettisesti? Kuten jo aiemmin sanoin – ottamalla avoimuuden konkreettiseksi päämääräksi. Kaiken yrityksen sisällä tapahtuvan viestinnän tulisi olla läpinäkyvää, avointa sekä keskusteluun kannustavaa niin hyvässä kuin pahassa. Ei kaikki aina ole ihanaa ja superia, valitettavasti. Jos työntekijä kuulee uusista suunnitelmista työnantajan julkaiseman sosiaalisen median päivityksen kautta tai toinen työntekijä kertoo sen ajatuksella ”kaikkihan tuon tietävät”, jokin on vialla.
Kun koulutan työpaikkaviestinnästä ja työnhakuviestinnästä, kerron aina lähtökohdista. Tällä tarkoitan sitä, että jokainen meistä on uniikki persoona. Kun saavumme uuteen tilanteeseen, työpaikkaan tai projektiin, tuomme mukanamme painolastimme niin hyvässä kuin pahassa. Jokaisella meistä on oma tietotaustamme, jota värittävät erilaiset kokemukset. Jokaisella meistä on näiden kokemusten pohjalta rakennettu arvomaailma sekä sen värittämät uskomukset.
Olemme kaikki tuntevia sekä aistivia ihmisiä, ja erilaiset havainnot, aistimukset, ympäristöstämme herättävät näitä tuntemuksia. Lisäksi tuomme jokaiseen tilanteeseen mukanamme myös asenteet ja ennakkoluulot, jotka nousevat esiin erilaisten ärsykkeiden kautta. Tämä tulisi jokaisen työnantajan ymmärtää, mutta myös tämän uuden ihmisen, joka saapuu uuteen ympäristöön. Kannattaa olla aito alusta asti, mutta myös huomioida, että vastapuoli taistelee tai oikeastaan käy samaa prosessia läpi kuin sinäkin. Pohdi siis, mikä on mielikuva, jonka haluat synnyttää? Miten huomioit parhaiten tämän henkilön lähtökohdat? Kuinka tietoinen olet niistä?
Sisäinen viestintä onnistuu, kun:
- yrityksen viestintäkulttuuri on avointa: yrityksen avainhenkilöt ymmärtävät, mitä työntekijät ajattelevat eli vuorovaikutus on toimivaa. Yrityksen sisällä uskalletaan kertoa niin hyvistä kuin huonoista asioista, esittää kysymyksiä sekä kertoa huolenaiheista. Tietoa ei koskaan saa pimittää, koska se luo henkilöstössä aina ahdistuneisuutta sekä luottamuspulaa.
- viestintä on selkeää ja suunniteltua: kiinnitä huomiota sisällön selkeyteen ja yksiselitteisyyteen. Näin vältyt kaikelta monitulkintaisuudelta ja väärinymmärryksiltä. Unohda olettaminen täysin! Kun viestintä on suunniteltua, tieto kerrotaan tietyn toimintamallin mukaan eteenpäin, esimerkiksi ensin henkilöstölle ja sitten vasta julkisesti. Lisäksi ajankohtaan kannattaa kiinnittää huomiota. Jos aiheet vaativat keskustelua, muista, että niille viestittelyaika ei ole viikonloppu tai ilta-aika.
- kaikki tieto on helposti saatavilla ja ajankohtaista: kun tieto on helposti saatavilla, myös työntekijöillä on helppo olla ja heidän ei tarvitse arvailla asioiden vaikutuksia. Huhupuheet ovat pahinta, mitä voi olla.
- toimivaan viestintään sitoudutaan ja johto on läsnä: kun olet sitoutunut sekä läsnä viestinnässä, rakennat huomaamattasi viestintäkulttuuria, johon myös työntekijäsi haluavat sitoutua. Esimerkiksi, kun viesti lähetetään työntekijöille, on tärkeää pitää keskustelukanavat auki. Näin varmistat, että viesti myös ymmärretään oikein.
Suosittelen lukemaan myös Helsingin yliopiston artikkelin “Haastaako sisäinen viestintä? Näin selätät työyhteisöviestinnän peikon”.

Blogitekstin kirjoitti monitaitoinen digimarkkinoinnin asiantuntija
Henna Eklund | Punakynäpaholainen
Moniosaajat ovat tulevaisuutta. Olen sisältöjen intohimoinen kehittäjä sekä suunnittelija. Olen yritysviestinnän moniosaaja ja ”ikiharjoittelija”. Nälkäni oppia lisää ei lopu koskaan. Työni puolesta tutustun ja tarkkailen yritysten tapaa hoitaa viestintä ja markkinointi. Tutustun monenlaisiin työkaluihin. Avaan huomioitani blogiartikkeleissani.
Haluatko kysyä jotain? Kaipaatko tukea? Ota yhteyttä ja keskustellaan! Soita 050 536 2381 tai lähetä viesti henna@punakynapaholainen.fi.