Toi­mi­va työ­pai­kan sisäi­nen vies­tin­tä on kul­taa­kin kal­liim­paa

Poh­din tuos­sa istues­sa­ni useis­sa sisäi­sis­sä pala­ve­reis­sa sekä asia­kas­ta­paa­mi­sis­sa, että toi­mi­va työ­pai­kan sisäi­nen vies­tin­tä on kul­taa­kin kal­liim­paa. Työ­ni puo­les­ta pää­sen tutus­tu­maan monen­lais­ten yri­tys­ten sisäi­seen elä­mään. Jois­sa­kin pai­kois­sa se on toi­mi­vaa sekä ottaa avain­hen­ki­löt aktii­vi­ses­ti mukaan, jois­sa­kin pai­kois­sa taas kul­je­taan hyvin rajoi­tet­tua pol­kua ja ydin­toi­min­taan eivät pää­se mukaan kuin har­vat ja vali­tut. Kun puhu­taan toi­mi­vas­ta sisäi­ses­tä vies­tin­näs­tä, sii­nä koros­tuu mie­les­tä­ni avoi­muus. Hen­ki­lö­kun­ta on her­kim­mil­lään muu­tos­ten kes­kel­lä. Sil­loin avoin tie­dot­ta­mi­nen kai­kes­ta — niin ongel­mis­ta kuin onnis­tu­mi­sis­ta — on tär­ke­ää. On tär­ke­ää, että työn­te­ki­jät pysy­vät muka­na muu­tok­sis­sa sekä hei­dät ote­taan mukaan teke­mi­seen, kun omak­su­taan uusia toi­min­ta­mal­le­ja.

Sisäi­sen vies­tin­nän hei­kot koh­dat

Mihin sisäi­nen vies­tin­tä usein kom­pas­tuu? Ker­roin jo aikai­sem­mas­sa kap­pa­lees­sa, että jos vies­tin­tä on lii­an rajoit­tu­nut­ta, ajau­tuu sisäi­nen vies­tin­tä ennem­min tai myö­hem­min umpi­ku­jaan sekä ongel­miin. Näin tämän vie­res­tä erään yri­tyk­sen kans­sa, mis­sä vas­ta­pal­kat­tu avain­hen­ki­lö ei vain pääs­syt sisään yri­tyk­seen tai hän­tä ei otet­tu mukaan jos­tain syys­tä. Voi olla, että tämä avain­hen­ki­lö ei vain osan­nut ker­toa, mikä oli ongel­ma tai ei osan­nut pyy­tää apua. Syy­nä voi olla myös tie­don vähyys eli tämä työn­te­ki­jä ei ollut tie­toi­nen uuden yri­tyk­sen toi­min­ta­mal­leis­ta eli pereh­dyt­tä­mi­nen oli jää­nyt hei­kok­si. Ongel­mia on var­mas­ti monia, mut­ta lopul­ta tämä työn­te­ki­jä lait­toi kon­kreet­ti­ses­ti hans­kat tis­kiin ja läh­ti takai­sin aikai­sem­paan työ­paik­kaan­sa.

Jos työ­pai­kal­la omak­su­taan uusia toi­min­ta­mal­le­ja tai työ­pai­kal­le tulee uusia työn­te­ki­jöi­tä, on tär­ke­ää, että asiois­ta ollaan avoi­mia. Toi­min­ta­mal­leis­ta ja nii­den vai­heis­ta ker­ro­taan avoi­mes­ti. Uudel­le työn­te­ki­jäl­le on ns. pereh­dy­tys­pe­li, jos­sa pis­tei­tä saa, kun ottaa uuden työn­te­ki­jän posi­tii­vi­ses­ti eri tavoin vas­taan yhtei­söön. Kai­kis­sa vai­heis­sa tuli­si olla tie­dos­sa sel­keät avain­hen­ki­löt. Nämä ”huol­to­jou­kot” var­mis­ta­vat, että kaik­ki tie­to toi­min­ta­mal­lis­ta on kaik­kien tie­doss­ta tai uusi teki­jä voi kään­tyä hei­dän puo­leen­sa aina epä­var­muu­den kes­kel­lä.

Kun aja­tel­laan rek­ry­toin­tia, se ei lopu uuden hen­ki­lön valin­taan, vaan pereh­dy­tys on tär­keä osa rek­ry­toin­ti­pro­ses­sia. Sisäi­nen vies­tin­tä on sil­loin entis­tä tär­keäm­mäs­sä ase­mas­sa. Pereh­dyt­tä­mien on hir­veän vai­kea työ, jos se ei ole suun­ni­tel­tua. Sii­nä pereh­dyt­tä­jän pitää astua pereh­dy­tet­tä­vän ken­kiin ja jät­tää olet­ta­mi­nen koko­naan pois sana­va­ras­tos­ta. Kos­kaan uusi työn­te­ki­jä ei saa kuul­la, että ”Ole­tin, että …” ”Luu­lin, että …” Kun poh­dit, miten hoi­tai­sit seu­raa­van työn­te­ki­jän pereh­dyt­tä­mi­sen, muis­ta mie­les­sä­si seu­raa­va kysy­mys: “Ket­kä ker­to­vat par­hai­ten posi­tii­vi­set asiat yri­tyk­ses­tän­ne talon ulko­puo­lel­le?”

Sisäi­nen vies­tin­tä toi­mi­vak­si näil­lä vin­keil­lä

Miten sisäi­nen vies­tin­tä saa­daan sit­ten toi­mi­maan, kon­kreet­ti­ses­ti? Kuten jo aiem­min sanoin – otta­mal­la avoi­muu­den kon­kreet­ti­sek­si pää­mää­räk­si. Kai­ken yri­tyk­sen sisäl­lä tapah­tu­van vies­tin­nän tuli­si olla läpi­nä­ky­vää, avoin­ta sekä kes­kus­te­luun kan­nus­ta­vaa niin hyväs­sä kuin pahas­sa. Ei kaik­ki aina ole iha­naa ja supe­ria, vali­tet­ta­vas­ti. Jos työn­te­ki­jä kuu­lee uusis­ta suun­ni­tel­mis­ta työ­nan­ta­jan jul­kai­se­man sosi­aa­li­sen median päi­vi­tyk­sen kaut­ta tai toi­nen työn­te­ki­jä ker­too uudel­le työn­te­ki­jäl­le työ­pai­kan toi­min­ta­mal­leis­ta aja­tuk­sel­la ”kaik­ki­han tuon tie­tä­vät”, jokin on vial­la.

Kun kou­lu­tan työ­paik­ka­vies­tin­näs­tä ja työn­ha­ku­vies­tin­näs­tä, ker­ron aina läh­tö­koh­dis­ta. Täl­lä tar­koi­tan sitä, että jokai­nen meis­tä on uniik­ki per­soo­na. Kun saa­vum­me uuteen tilan­tee­seen, työ­paik­kaan tai pro­jek­tiin, tuom­me muka­nam­me pai­no­las­tim­me niin hyväs­sä kuin pahas­sa. Jokai­sel­la meis­tä on oma tie­to­taus­tam­me, jota värit­tä­vät eri­lai­set koke­muk­set. Jokai­sel­la meis­tä on näi­den koke­mus­ten poh­jal­ta raken­net­tu arvo­maa­il­ma sekä sen värit­tä­mät usko­muk­set.

Olem­me kaik­ki tun­te­via sekä ais­ti­via ihmi­siä, ja eri­lai­set havain­not sekä ais­ti­muk­set ympä­ris­tös­täm­me herät­tä­vät näi­tä tun­te­muk­sia. Lisäk­si tuom­me jokai­seen tilan­tee­seen muka­nam­me myös asen­teet ja ennak­ko­luu­lot, jot­ka nouse­vat esiin eri­lais­ten ärsyk­kei­den kaut­ta. Tämä tuli­si jokai­sen työ­nan­ta­jan ymmär­tää, mut­ta myös tämän uuden ihmi­sen, joka saa­puu uuteen ympä­ris­töön. Kan­nat­taa olla aito alus­ta asti, mut­ta myös huo­mioi­da, että vas­ta­puo­li tais­te­lee tai oikeas­taan käy samaa pro­ses­sia läpi kuin sinä­kin. Poh­di siis, mikä on mie­li­ku­va, jon­ka haluat syn­nyt­tää? Miten huo­mioit par­hai­ten tämän tilan­teen läh­tö­koh­dat? Kuin­ka tie­toi­nen olet niis­tä?

Sisäi­nen vies­tin­tä onnis­tuu, kun:

• yri­tyk­sen vies­tin­tä­kult­tuu­ri on avoin­ta. Sil­loin yri­tyk­sen avain­hen­ki­löt ymmär­tä­vät, mitä työn­te­ki­jät ajat­te­le­vat eli vuo­ro­vai­ku­tus on toi­mi­vaa. Yri­tyk­sen sisäl­lä uskal­le­taan ker­toa niin hyvis­tä kuin huo­nois­ta asiois­ta, esit­tää kysy­myk­siä sekä ker­toa huo­le­nai­heis­ta. Tie­toa ei kos­kaan saa pimit­tää, kos­ka se luo hen­ki­lös­tös­sä aina ahdis­tu­nei­suut­ta sekä luot­ta­mus­pu­laa.
• vies­tin­tä on sel­ke­ää ja suun­ni­tel­tua. Kiin­ni­tä huo­mio­ta sisäl­lön sel­key­teen ja yksi­se­lit­tei­syy­teen. Näin väl­tyt kai­kel­ta moni­tul­kin­tai­suu­del­ta ja vää­ri­nym­mär­ryk­sil­tä. Unoh­da olet­ta­mi­nen täy­sin! Kun vies­tin­tä on suun­ni­tel­tua, tie­to ker­ro­taan tie­tyn toi­min­ta­mal­lin mukaan eteen­päin, esi­mer­kik­si ensin hen­ki­lös­töl­le ja sit­ten vas­ta jul­ki­ses­ti. Tie­don välit­tä­mi­sen ajan­koh­taan kan­nat­taa kiin­nit­tää huo­mio­ta. Jos aiheet vaa­ti­vat kes­kus­te­lua, muis­ta, että sil­loin niis­tä ei kan­na­ta vies­tiä vii­kon­lop­pu­na tai ilta-aikaan.
• kaik­ki tie­to on hel­pos­ti saa­ta­vil­la ja ajan­koh­tais­ta. Kun tie­to on hel­pos­ti saa­ta­vil­la, myös työn­te­ki­jöil­lä on help­po olla ja hei­dän ei tar­vit­se arvail­la asioi­den vai­ku­tuk­sia. Huhu­pu­heet ovat pahin­ta, mitä voi olla.
• toi­mi­vaan vies­tin­tään sitou­du­taan ja joh­to on läs­nä. Kun olet sitou­tu­nut sekä läs­nä vies­tin­näs­sä, raken­nat huo­maa­mat­ta­si vies­tin­tä­kult­tuu­ria, johon myös työn­te­ki­jä­si halua­vat sitou­tua. Esi­mer­kik­si, kun vies­ti lähe­te­tään työn­te­ki­jöil­le, on tär­ke­ää pitää kes­kus­te­lu­ka­na­vat auki. Näin var­mis­tat, että vies­ti myös ymmär­re­tään oikein. Voit hel­pos­ti kat­kais­ta huhuil­ta sii­vet.

Kun työn­te­ki­jä on tie­toi­nen ja kokee ole­van­sa osa yhtei­söä, on hän myös moti­voi­tu­nut teke­mään kaik­ken­sa yri­tyk­sen eteen. Tämä tar­koit­taa myös sitä, että asia­kas saa osan­sa täs­tä iloi­ses­ta asen­tees­ta. Mie­ti siis sel­keäs­ti asiak­kaan kul­ke­ma pol­ku ostoa­ja­tuk­ses­ta tuot­teen toi­mi­tuk­seen. Sen jäl­keen poh­di, mil­lai­ses­sa avai­na­se­mas­sa työn­te­ki­jä on tuol­la polul­la. Näin sinul­le sel­ke­nee aja­tus, mitä tie­toa työn­te­ki­jät kai­paa­vat, jot­ta asia­kas­pol­ku oli­si help­po ja ongel­ma­ton.

Ps. Jos asia kiin­nos­taa enem­män, suo­sit­te­len luke­maan Hel­sin­gin yli­opis­ton artik­ke­lin “Haas­taa­ko sisäi­nen vies­tin­tä? Näin selä­tät työyh­tei­sö­vies­tin­nän pei­kon”.