R.I.P. koh­ta­si yri­tyk­sen lii­ke­toi­min­nan — toi­min­ta­vies­tin­tä kun­toon

Yri­tys­toi­min­ta ei aina ole vain iloi­sia asioi­ta pul­lol­laan, vaan yri­tyk­sen sisäl­lä voi tapah­tua odot­ta­mat­to­mia asioi­ta — burn out ‑tilan­tei­ta, sai­ras­tu­mi­sia tai kuo­le­mia. Toi­min­ta­vies­tin­tään kan­nat­taa panos­taa. Vii­mei­sim­män uuti­sen kuul­tua­ni jäin poh­ti­maan, miten yrit­tä­jän elä­mäs­sä voi vies­tiä odot­ta­mat­to­mas­ta krii­sis­tä, kuo­le­mas­ta tai suru­ta­pah­tu­mas­ta lähi­pii­ris­sä. Pitää­kö niis­tä tie­dot­taa?

Kun suru koh­taa mei­dät, lamaan­num­me. Menem­me ns. sääs­tö­lie­kil­le, mis­sä kaik­ki yli­mää­räi­nen jää teke­mät­tä. Tus­kin sil­loin ajat­te­let, miten tämän vii­kon sisäl­löt eli some­vies­tit, uutis­kir­jeet, blo­gi tai podcas­tit hoi­de­taan, miten vien lop­puun vireil­lä ole­vat myyn­ti­neu­vot­te­lu­ni. Kat­lee­na Kor­te­suon sanoin “krii­sis­sä tari­na jää hie­man vail­le tai kes­ken”. Lop­pu on tun­te­ma­ton, kos­ka mat­kal­le tuli­kin odot­ta­ma­ton este, joka vii­vyt­tää lop­pu­tu­lok­seen pää­se­mis­tä. Osa­set ympä­ril­lä alka­vat pakos­ta­kin kek­siä omaa tapaan­sa saa­da tari­na jat­ku­maan eteen­päin tai pää­tök­seen.

Toin Hen­nak­si esiin aikoi­naan toi­min­ta­vies­tin­tä-ter­min. Juu­ri täl­lai­nen krii­sei­hin varau­tu­mi­nen on osa toi­min­ta­vies­tin­tää. Yri­tys­toi­min­nan tulee pysyä pys­tys­sä, vaik­ka odot­ta­mat­to­mia asioi­ta tapah­tuu. Toi­min­ta­vies­tin­tä on enna­koin­tia ja val­mis­tau­tu­mis­ta krii­si­ti­lan­tei­siin. Toi­min­ta­vies­tin­nän pelot­ta­vin vai­he on krii­si­vies­tin­tä. Se ter­mi­nä oli kaik­kien huu­lil­la jokin aika sit­ten, vaik­ka oikeas­ti kir­jois­sa puhut­tiin enem­män­kin toi­min­taa yllä­pi­tä­väs­tä vies­tin­näs­tä ja sen hoi­dos­ta.

Muis­taak­se­ni useam­mas­sa kir­jas­sa puhut­tiin sii­tä, että toi­min­ta pitää suun­ni­tel­la siten, että kaik­ki osa­set tie­tä­vät, miten toi­mia, jos tulee krii­si­ti­lan­ne, esi­mer­kik­si odot­ta­ma­ton kohu jon­kun työn­te­ki­jän toi­lai­luis­ta, kuo­le­man­ti­lan­ne työ­pai­kal­la tai muun­lai­nen yri­tyk­sen toi­min­taan liit­ty­vä krii­si­ti­lan­ne, esim. tuli­pa­lo teh­taal­la tai kon­kurs­si. Kun toi­min­ta­vies­tin­tä on suun­ni­tel­tua, yri­tys­ten mark­ki­noin­tio­sas­tol­la on kei­not ohja­ta ylei­sön huo­mio toi­seen suun­taan. Sisäi­nen vies­tin­tä­tii­mi pitää työym­pä­ris­tön tie­toi­se­na krii­sin vai­heis­ta. Kun sisäi­nen vies­tin­tä on toi­mi­vaa, myös pro­jek­ti­työ­läi­set tie­tä­vät, miten toi­mia. Mat­ka siis jat­kuu ilman puut­tu­vaa palas­ta, ja toi­saal­ta pala­nen pää­see mukaan hel­pos­ti krii­sin­sä jäl­keen, kos­ka on koko ajan tie­toi­nen, mitä on teh­ty, mitä saa­tu val­miik­si ja mitä on kes­ken.

Sisäi­nen vies­tin­tä on toi­min­ta­vies­tin­tää

Kun ker­rom­me toi­sil­lem­me asiat eli vies­tim­me toi­sil­lem­me työ­pai­kal­la ja yhteis­työ­ta­ho­jem­me kes­ken, emme jätä ketään pimen­toon, emme jätä yhteis­työ­ta­ho­jam­me epä­tie­toi­suu­teen ja emme syn­ny­tä nega­tii­vi­sia aja­tuk­sia tai kiel­teis­tä suh­tau­tu­mis­ta, kos­ka joku ei tie­dä asias­ta mitään tai ei tie­dä, mitä tuli­si teh­dä täs­sä tilan­tees­sa. Paras esi­merk­ki täs­tä tie­don­ku­lus­ta ja teh­tä­vä­jaos­ta tulee rak­kaan har­ras­tuk­se­ni paris­ta. Agi­li­ty­ki­sois­sa kes­keis­tä roo­lia yllä­pi­tää rata­mes­ta­ri, joka raken­taa yhdes­sä tuo­ma­rin kans­sa kisa­ra­dat. Yleen­sä agi­li­ty­ki­sois­sa tuo­ma­ri on laa­ti­nut radat niin, että pie­nil­lä muu­tok­sil­la yhdes­tä perus­poh­jas­ta saa­daan vai­vat­to­mas­ti kol­me eri­lais­ta rataa. Tuo­ma­ri antaa rata­mes­ta­ril­le radan etu­kä­teen, että tämä voi pereh­tyä poh­jaan ja osaa jakaa työ­teh­tä­vät radan­ra­ken­ta­jil­le, kun radan raken­nuk­sen aika tulee.

Mitä miel­tä olet­te täs­sä toi­min­ta­vies­tin­näs­tä? Kum­pi mie­les­tä­si on parem­pi rata­mes­ta­ri?

1) Hen­ki­lö 1: Hän kul­kee pape­ri kou­ras­sa ympä­ri rataa, hän­tä seu­raa jouk­ko teki­jöi­tä. Yksi­tel­len hän siir­rät­tää jokai­sen esteen teki­jöil­lä toi­seen paik­kaan. Näin vain muu­ta­ma teki­jä aut­taa esteen siir­ros­sa, kun taas toi­set sei­so­vat työt­tö­mi­nä ympä­ril­lä.

2) Hen­ki­lö 2: Hän käve­lee kes­kel­le rataa. Jakaa teki­jät nel­jään tii­miin. Antaa jokai­sel­le ryh­mäl­le yhden osion ken­täs­tä, joka tulee hoi­taa kun­toon hänen piir­tä­män­sä ohjeis­tuk­sen mukai­ses­ti. Hän pis­tää teki­jät töi­hin. Hän hoi­taa itse läh­tö- ja maa­lia­lu­eet kun­toon ja lopuk­si tar­kis­taa, että alu­eet on raken­net­tu oikein.

Valit­sit var­maan­kin hen­ki­lön 2? Kun mie­ti­tään toi­min­taa, sen kan­nal­ta olen­nais­ta on juu­ri kom­mu­ni­koin­ti osa­puol­ten kes­ken, teh­tä­vien jaka­mi­nen sekä lop­pu­tu­lok­sen var­men­nus.

Toi­min­ta­vies­tin­tä tar­ken­tuu sisäl­tö­stra­te­gias­sa

Yri­tyk­sen toi­min­ta­vies­tin­tää teh­dään enna­koi­vas­ti ja asioi­den saat­ta­mi­sek­si pää­tök­seen. Toi­min­ta­vies­tin­nän ydin on sijait­see vies­tin­nän ja sisäl­lön­tuot­ta­mi­sen yti­mes­sä eli sisäl­tö­stra­te­gias­sa. Sisäl­tö­stra­te­gia ker­too sel­keäs­ti yri­tyk­sen tavoit­teet, kes­kei­set koh­de­ryh­mät, ydin­vies­tit, käy­tet­tä­vät kana­vat sekä vas­tuun­jaon. Jokai­sel­la kes­kei­sel­lä työn­te­ki­jäl­lä on teh­tä­vän­sä täs­sä asia­kir­jas­sa.

Ker­ta­ry­säys ei kui­ten­kaan rii­tä sel­ven­tä­mään koko­nai­suu­des­saan toi­min­ta­vies­tin­tää, mut­ta sisäl­tö­stra­te­gian laa­din­ta työyh­tei­söön on erin­omai­nen askel oike­aan suun­taan. Sitä ei kan­na­ta teh­dä vas­ta sit­ten, kun yri­tyk­seen on perus­tet­tu oma mark­ki­noin­tio­sas­to, vaan sisäl­tö­stra­te­gia kan­nat­taa olla taka­tas­kus­sa jo yri­tyk­sen perus­ta­mi­sen aikaan.

Paras sisäl­tö­stra­te­gia on sel­lai­nen, joka on kas­va­nut yri­tyk­sen muka­na. Kun toi­min­taan tulee muu­tok­sia, vies­tin­tä­kin muok­kau­tuu sen muka­na. Sik­si toi­min­ta­vies­tin­tää tulee aina arvioi­da aika­vä­lein, onko se toi­mi­nut odo­tet­tu­jen tavoit­tei­den mukai­ses­ti ja miten sitä voi­si kehit­tää tai tehos­taa. Kun sisäl­tö­stra­te­gia on ole­mas­sa alus­ta asti, voi­daan hel­pos­ti näh­dä, mikä on toi­mi­nut, mikä on ollut olen­nais­ta ja mitä voi­si kehit­tää.