Sähköpostiviesti - Miten siitä saa hyvän?
Millainen on hyvä sähköpostiviesti? - Punakynäpaholaisen blogi

Mil­lai­nen on hyvä säh­kö­pos­ti­vies­ti?

Etä­työ on nous­sut esiin usein vii­me aikoi­na ja säh­kö­pos­ti­vies­tin­tä on samal­la lisään­ty­nyt. Hyvin monen elä­mäs­sä etä­työs­ken­te­lyn mää­rä on muut­tu­nut. Hek­ti­nen ympä­ris­tö aiheut­taa sen, että työ­pai­kal­la ei voi kes­kit­tyä tar­peek­si työn­te­koon. Muis­tan omas­ta opet­ta­jae­lä­mäs­tä­ni saman. Teim­me työ­tä usein avo­kont­to­ris­sa, mis­sä kaa­pis­tot tai väli­sei­nät erot­ti­vat työ­pöy­dät toi­sis­taan. Sain aina­kin nimel­li­ses­ti teh­dä töi­tä omis­sa olois­sa­ni, omal­la työ­pöy­däl­lä ja omal­la koneel­la. Muis­tan, kun lai­toin musii­kin vain kor­vii­ni soi­maan ja tein kir­jal­li­set työ­ni. Ovi nimit­täin kävi työ­ti­las­sa sen ver­ran tihe­ään, että muu­ten oli­sin jou­tu­nut koko ajan häi­ri­tyk­si. Kun lai­toin musii­kin kor­vil­le­ni, olin omas­sa maa­il­mas­sa­ni. Ei kes­key­tyk­siä, ei tur­hia kat­ko­ja.

Etä­työn myö­tä työ­pai­kan ihmi­set häviä­vät jokai­nen omaan suun­taan­sa. Näis­sä tilan­teis­sa kir­jal­lis­ten vies­tien mer­ki­tys eli säh­kö­pos­tin mer­ki­tys kas­vaa eli säh­kö­pos­ti­vies­ti on tavoit­ta­mas­sa vas­taa­not­ta­jan hel­pos­ti ja vai­vat­to­mas­ti. Tär­kei­tä pos­te­ja voi nos­taa esiin ja luku­kuit­taus antaa muu­ten var­muu­den peril­le­me­nos­ta. Etä­työ­ai­ka­na soit­ta­mi­ses­ta on tul­lut hie­man vai­keam­paa, kos­ka usein puhe­li­met ovat äänet­tö­mäl­lä tai melu­kuu­lok­kei­den vuok­si puhe­li­men soi­ton huo­maa usein lii­an myö­hään. Sitä suu­rem­mas­sa mää­rin kir­jal­lis­ten vies­tien mer­ki­tys kas­vaa.

Poh­dit­ko usein, mil­lai­nen vies­ti on hyvä täl­lai­siin tilan­tei­siin? Mie­les­tä­ni paras vies­ti täl­lai­siin tilan­tei­siin on lyhyt ja yti­me­käs. Vas­taa­not­ta­ja lukee nopeas­ti vies­tin ja ymmär­tää tar­koi­tuk­sen: Onko vies­ti tie­do­te, onko vies­ti kysy­mys vai onko vies­ti tar­jous tai tar­jouk­sen hyväk­sy­mi­nen? Usein täs­sä vai­hees­sa nousee esiin var­sin ylei­nen ongel­ma. Jos kat­sot säh­kö­pos­ti­kan­sio­ta­si nyt, otsi­kot mene­vät var­maan­kin näin: “Moi!” “Haus­kaa jotain!” “Ei otsik­koa” “Hei!” “Kysy­mys x:stä”. Miten tie­dät, mitä mikä­kin vies­ti tar­koit­ti? Jaa­na mark­ki­noin­ti­tii­mis­tä osa­si sen­tään otsi­koi­da vies­tin­sä eli lisä­si sin­ne otsik­koon vies­tin aiheen. “Asia­kas B: mark­ki­noin­ti­kam­pan­ja X”. Usein menet ja vas­taat sel­lai­seen vies­tiin ensin, etkö? Kun ymmär­rät asian, vas­tauk­sen kir­joit­ta­mi­nen on help­poa. Täl­lai­sis­sa tilan­teis­sa vas­taus on jo val­mii­na, kun klik­kaat auki ko. vies­tiä.

Mil­lai­nen on hyvä säh­kö­pos­ti­vies­ti?

Usein kir­jal­li­ses­sa vies­tin­näs­sä on pal­jon paran­net­ta­vaa. Sik­si pää­tin kir­joi­tel­la iskeä tämän ongel­man kimp­puun. Jokai­ses­sa säh­kö­pos­ti­vies­tis­sä nou­dat­tai­sin samaa kuin tie­dot­teis­sa­kin eli uutis­kol­mio­ta. Tär­kein asia alkuun ja sit­ten lisä­tie­dot lop­puun. Pää­asia, että vies­tin luki­ja saa asias­ta sel­keän kuvan heti alkuun ja osaa päät­tää, välit­tää­kö vies­tin eteen­päin asias­ta enem­män tie­tä­väl­le vai vas­taa­ko itse. Erin­omai­nen säh­kö­pos­ti­vies­ti sisäl­tää siis sisäl­lön tii­vis­tä­vän otsi­kon, joh­dan­non aihee­seen ja asiat ker­rot­tu­na tär­keim­mäs­tä vähem­män tär­keäm­piin.

1. Säh­kö­pos­tin otsik­ko

Otsi­koin­nis­sa tuli­si ker­toa sel­keäs­ti, mitä vies­ti kos­kee. Sisäl­tää­kö vies­ti kysy­myk­sen, tar­jouk­sen, tar­jous­pyyn­nön, tilauk­sen, rekla­maa­tion tai palaut­teen? Kun vies­tin otsi­koi sisäl­lön kans­sa yhteen­so­pi­vas­ti, avaa vas­taa­not­ta­ja var­mas­ti vies­tin ja tutus­tuu sisäl­töön. Työ­elä­mäs­sä tämä hel­pot­taa pal­jon teke­mis­tä. “Mis­sä se vies­ti Mikol­ta oli, mis­sä se puhui sii­tä ilmas­toin­ti­lait­tees­ta?” Jos hän oli­si otsi­koi­nut säh­kö­pos­ti­vies­tin­tä seu­raa­vas­ti: “Ilmas­toin­ti­lai­te-tilaus” tai “Ilmas­toin­ti­lait­teen tie­dot”, löy­täi­sit var­mas­ti hel­pos­ti kysei­sen vies­tin mui­den jou­kos­ta.

2. Joh­dan­to säh­kö­pos­tiin

Joh­dan­non eli vies­tin ensim­mäi­sen kap­pa­leen tuli­si tii­vis­tää koko vies­tin sisäl­tö. Joh­dan­to sisäl­täi­si sil­loin perus­tie­dot eli asian kuvauk­sen, mitä vas­taa­not­ta­jan tulee teh­dä, mitä toi­mia se edel­lyt­tää. Ylei­ses­ti uuti­nen on mitä, mis­sä, mil­loin aja­tus, mut­ta täl­lai­ses­sa vies­tis­sä on tär­kein­tä ker­toa, mitä vies­ti kos­kee eli mik­si vies­ti on kir­joi­tet­tu. Jos Mikon vies­ti ker­toi ilmas­toin­ti­lait­tees­ta, hän ker­toi­si joh­dan­nos­sa perus­asiat täs­tä, mitä tie­to­ja säh­kö­pos­tin perus­teel­la saa. Esim. “San­nan tilaa­mat tie­dot ilmas­toin­ti­lait­tees­ta ovat alla tai liit­tee­nä.” “Haluai­sin tila­ta X‑ilmastointilaitteen. Lisä­tie­dot ovat alla.”

3. Säh­kö­pos­tiin sisäl­löt tär­keim­mäs­tä lisä­tie­toi­hin

Kun otsik­ko on osu­va sekä joh­dan­to ker­too olen­nai­sen, tie­dot on help­po löy­tää alta. Sinun ei tar­vit­se kela­ta sivua löy­tä­mät­tä tär­keim­piä koh­tia, vaan raken­net­ta seu­raa­mal­la löy­dät hel­pos­ti olen­nai­sen tie­don, mik­si säh­kö­pos­ti oli lähe­tet­ty. Pyri siis kir­joit­ta­maan joh­dan­toon syy, mik­si säh­kö­pos­ti on lähe­tet­ty, ja sen jäl­keen avaa lupaa­ma­si asiat tär­keim­mäs­tä vähem­män tär­kei­siin. Ker­ro kaik­ki sinul­ta odo­te­tut tie­dot aihees­ta eli jos teet tilauk­sen, ker­ro tuot­tees­ta kaik­ki olen­nai­nen. Ei esim. seu­raa­vas­ti: “Tilaan moot­to­ri­ve­neen.” Pikem­min­kin ker­ro­taan, että: “Tilaan x moot­to­ri­ve­neen mal­lin y seu­raa­vil­la varus­teil­la … ”

4. Säh­kö­pos­tin lope­tus

Säh­kö­pos­ti­vies­tin lopus­sa ker­ro­taan tar­kas­ti CTA eli call-to-action sekä yhteys­tie­dot. Akti­voi luki­ja vas­taa­maan heti ja hel­pos­ti. Jos hänen pitää soit­taa, sano, että soi­ta. Jos hänen pitää vas­ta­ta säh­kö­pos­til­la, sano se. Jos työ on sel­lai­nen, että et voi vas­ta­ta tiet­tyyn aikaan päi­väs­tä, ker­ro ajat, jol­loin sinuun voi ottaa yhteyt­tä. Jos odo­tat jotain lähet­tä­jäl­tä eli rea­goin­tia tiet­tyyn päi­vä­mää­rään men­nes­sä, kan­nat­taa ker­toa sekin säh­kö­pos­tis­sa.

Nämä vin­kit mie­les­sä voit suun­na­ta kul­kusi koh­ti tehok­kaam­paa säh­kö­pos­ti­vies­tin­tää. Näil­lä vin­keil­lä aina­kin pää­set var­mas­ti alkuun, kun kir­joi­tat seu­raa­van ker­ran säh­kö­pos­tia. Pää­asia on, että saat asiat pois mie­les­tä ja dele­goi­tua pro­ses­sin eteen­päin.

Blo­gi­teks­tin kir­joit­ti digi­taa­li­sen sisäl­lön­tuot­ta­mi­sen asian­tun­ti­ja

Hen­na Eklund 
Puna­ky­nä­pa­ho­lai­nen®

Olen haa­mu­kir­joit­ta­ja, sisäl­lön­tuot­ta­ja, teko­ä­ly­kir­joit­ta­ja ja kir­joit­ta­mi­sen kou­lut­ta­ja. Jos minun pitäi­si kuvail­la jol­la­kin taval­la into­hi­mo­ja­ni, oli­sin ”iki­har­joit­te­li­ja”. Näl­kä­ni oppia lisää ei lopu kos­kaan. Avaan huo­mioi­ta blo­gis­sa­ni Sinul­le ymmär­ret­tä­väs­ti sekä sel­keäs­ti. Hen­nak­si kaik­ki kuu­los­taa mie­len­kiin­toi­sem­mal­ta.

Oli­ko blo­gi­teks­ti­ni ins­pi­roi­va ja sel­keä? Tyk­kä­sit­kö luke­mas­ta­si? Jaa teks­ti lähi­pii­ril­le­si esim. Lin­ke­dI­nis­sä tai muis­sa sosi­aa­li­sis­sa mediois­sa. Muis­ta mer­ka­ta minut jul­kai­suusi. Lisäk­si! Käy lataa­mas­sa kir­joit­ta­mi­sop­paa­ni “Tois­tat­ko samaa levyä sisäl­löis­sä­si?

Ps. Joko tila­sit uutis­kir­jee­ni Lin­ke­di­nis­sä? Tilaa Haa­vi auki vies­tien vir­ras­sa!

Yri­tys­ta­ri­nat ovat ensim­mäi­nen askel koh­ti tari­nal­lis­ta­mis­ta

Miten yri­tys­ta­ri­nat ker­ro­taan iske­väs­ti, osu­vas­ti ja kou­kut­ta­vas­ti? Jos yri­tyk­ses­tä ker­ro­taan tari­na, miten se raken­ne­taan? Mikä on yri­tys­ta­ri­nan idea? Nämä ovat perus­ky­sy­myk­set, jot­ka kuu­len aloit­taes­sa­ni työt. Paras kom­ment­ti, jon­ka kuu­lin: “Ei nyt v**** mitään romaa­nia tar­vit­se kir­joit­taa!”

Yhteis­työn tär­kein ele­ment­ti on luot­ta­muk­sel­li­nen vies­tin­tä

Yhteis­työ toi­mii par­hai­ten sil­loin, kun vies­tin­tä on avoin­ta, mut­ta posi­tii­vi­sel­la taval­la. Olin koi­rie­ni kans­sa päi­vit­täi­sel­lä len­kil­lä­ni. En yleen­sä ota vies­ti­miä mat­kaan eli puhe­li­me­ni jää usein kotiin. Nyt olin vahin­gos­sa otta­nut puhe­li­me­ni mat­kaan. Pian pos­ti­laa­tik­koo­ni kilah­ti pos­ti asiak­kaa­ni toi­sel­ta sisäl­lön­tuot­ta­jal­ta ja puhe­li­me­ni iloi­ses­ti ilmoit­ti asias­ta. Olin odot­ta­nut vies­tiä, kos­ka olim­me pro­jek­tim­me alus­sa ja olin juu­ri lait­ta­nut hänel­le kasan kysy­myk­siä liit­tyen

Vink­ke­jä työn­ha­kuun ja yrit­tä­jän arkea

Koro­na iski jäl­leen tähän yrit­tä­jään. Mitä sil­loin tapah­tuu? Ei aina­kaan työn­ha­kua. Sil­loin kaik­ki teke­mi­nen lop­puu sii­hen het­ki­sek­si. Onnek­si sai­ras­tuin sii­hen vii­kon­lop­pu­na ja pahim­mat päi­vät ajoit­tui­vat vii­kon­lo­pul­le. Vali­tet­ta­vas­ti kui­ten­kin koro­nan jäl­kei­set arki­päi­vät kulu­vat enim­mäk­seen kaik­kien teke­mät­tö­mien töi­den kiri­mi­ses­sä kiin­ni. Pää ei ihan ole tul­lut muka­na, mut­ta enpä ole kuul­lut paho­ja­kaan sano­ja. Jos aikaa on jää­nyt het­kek­si, olen voi­nut ottaa het­ken ja t