Millainen on hyvä sähköpostiviesti?
Etätyö on noussut esiin usein viime aikoina ja sähköpostiviestintä on samalla lisääntynyt. Hyvin monen elämässä etätyöskentelyn määrä on muuttunut. Hektinen ympäristö aiheuttaa sen, että työpaikalla ei voi keskittyä tarpeeksi työntekoon. Muistan omasta opettajaelämästäni saman. Teimme työtä usein avokonttorissa, missä kaapistot tai väliseinät erottivat työpöydät toisistaan. Sain ainakin nimellisesti tehdä töitä omissa oloissani, omalla työpöydällä ja omalla koneella. Muistan, kun laitoin musiikin vain korviini soimaan ja tein kirjalliset työni. Ovi nimittäin kävi työtilassa sen verran tiheään, että muuten olisin joutunut koko ajan häirityksi. Kun laitoin musiikin korvilleni, olin omassa maailmassani. Ei keskeytyksiä, ei turhia katkoja.
Etätyön myötä työpaikan ihmiset häviävät jokainen omaan suuntaansa. Näissä tilanteissa kirjallisten viestien merkitys eli sähköpostin merkitys kasvaa eli sähköpostiviesti on tavoittamassa vastaanottajan helposti ja vaivattomasti. Tärkeitä posteja voi nostaa esiin ja lukukuittaus antaa muuten varmuuden perillemenosta. Etätyöaikana soittamisesta on tullut hieman vaikeampaa, koska usein puhelimet ovat äänettömällä tai melukuulokkeiden vuoksi puhelimen soiton huomaa usein liian myöhään. Sitä suuremmassa määrin kirjallisten viestien merkitys kasvaa.
Pohditko usein, millainen viesti on hyvä tällaisiin tilanteisiin? Mielestäni paras viesti tällaisiin tilanteisiin on lyhyt ja ytimekäs. Vastaanottaja lukee nopeasti viestin ja ymmärtää tarkoituksen: Onko viesti tiedote, onko viesti kysymys vai onko viesti tarjous tai tarjouksen hyväksyminen? Usein tässä vaiheessa nousee esiin varsin yleinen ongelma. Jos katsot sähköpostikansiotasi nyt, otsikot menevät varmaankin näin: “Moi!” “Hauskaa jotain!” “Ei otsikkoa” “Hei!” “Kysymys x:stä”. Miten tiedät, mitä mikäkin viesti tarkoitti? Jaana markkinointitiimistä osasi sentään otsikoida viestinsä eli lisäsi sinne otsikkoon viestin aiheen. “Asiakas B: markkinointikampanja X”. Usein menet ja vastaat sellaiseen viestiin ensin, etkö? Kun ymmärrät asian, vastauksen kirjoittaminen on helppoa. Tällaisissa tilanteissa vastaus on jo valmiina, kun klikkaat auki ko. viestiä.
Millainen on hyvä sähköpostiviesti?
Usein kirjallisessa viestinnässä on paljon parannettavaa. Siksi päätin kirjoitella iskeä tämän ongelman kimppuun. Jokaisessa sähköpostiviestissä noudattaisin samaa kuin tiedotteissakin eli uutiskolmiota. Tärkein asia alkuun ja sitten lisätiedot loppuun. Pääasia, että viestin lukija saa asiasta selkeän kuvan heti alkuun ja osaa päättää, välittääkö viestin eteenpäin asiasta enemmän tietävälle vai vastaako itse. Erinomainen sähköpostiviesti sisältää siis sisällön tiivistävän otsikon, johdannon aiheeseen ja asiat kerrottuna tärkeimmästä vähemmän tärkeämpiin.
1. Sähköpostin otsikko
Otsikoinnissa tulisi kertoa selkeästi, mitä viesti koskee. Sisältääkö viesti kysymyksen, tarjouksen, tarjouspyynnön, tilauksen, reklamaation tai palautteen? Kun viestin otsikoi sisällön kanssa yhteensopivasti, avaa vastaanottaja varmasti viestin ja tutustuu sisältöön. Työelämässä tämä helpottaa paljon tekemistä. “Missä se viesti Mikolta oli, missä se puhui siitä ilmastointilaitteesta?” Jos hän olisi otsikoinut sähköpostiviestintä seuraavasti: “Ilmastointilaite-tilaus” tai “Ilmastointilaitteen tiedot”, löytäisit varmasti helposti kyseisen viestin muiden joukosta.
2. Johdanto sähköpostiin
Johdannon eli viestin ensimmäisen kappaleen tulisi tiivistää koko viestin sisältö. Johdanto sisältäisi silloin perustiedot eli asian kuvauksen, mitä vastaanottajan tulee tehdä, mitä toimia se edellyttää. Yleisesti uutinen on mitä, missä, milloin ajatus, mutta tällaisessa viestissä on tärkeintä kertoa, mitä viesti koskee eli miksi viesti on kirjoitettu. Jos Mikon viesti kertoi ilmastointilaitteesta, hän kertoisi johdannossa perusasiat tästä, mitä tietoja sähköpostin perusteella saa. Esim. “Sannan tilaamat tiedot ilmastointilaitteesta ovat alla tai liitteenä.” “Haluaisin tilata X‑ilmastointilaitteen. Lisätiedot ovat alla.”
3. Sähköpostiin sisällöt tärkeimmästä lisätietoihin
Kun otsikko on osuva sekä johdanto kertoo olennaisen, tiedot on helppo löytää alta. Sinun ei tarvitse kelata sivua löytämättä tärkeimpiä kohtia, vaan rakennetta seuraamalla löydät helposti olennaisen tiedon, miksi sähköposti oli lähetetty. Pyri siis kirjoittamaan johdantoon syy, miksi sähköposti on lähetetty, ja sen jälkeen avaa lupaamasi asiat tärkeimmästä vähemmän tärkeisiin. Kerro kaikki sinulta odotetut tiedot aiheesta eli jos teet tilauksen, kerro tuotteesta kaikki olennainen. Ei esim. seuraavasti: “Tilaan moottoriveneen.” Pikemminkin kerrotaan, että: “Tilaan x moottoriveneen mallin y seuraavilla varusteilla … ”
4. Sähköpostin lopetus
Sähköpostiviestin lopussa kerrotaan tarkasti CTA eli call-to-action sekä yhteystiedot. Aktivoi lukija vastaamaan heti ja helposti. Jos hänen pitää soittaa, sano, että soita. Jos hänen pitää vastata sähköpostilla, sano se. Jos työ on sellainen, että et voi vastata tiettyyn aikaan päivästä, kerro ajat, jolloin sinuun voi ottaa yhteyttä. Jos odotat jotain lähettäjältä eli reagointia tiettyyn päivämäärään mennessä, kannattaa kertoa sekin sähköpostissa.
Nämä vinkit mielessä voit suunnata kulkusi kohti tehokkaampaa sähköpostiviestintää. Näillä vinkeillä ainakin pääset varmasti alkuun, kun kirjoitat seuraavan kerran sähköpostia. Pääasia on, että saat asiat pois mielestä ja delegoitua prosessin eteenpäin.
Blogitekstin kirjoitti
Henna Eklund | Punakynäpaholainen®
Kirjoitan blogissani Punakynäpaholaisen kynästä viestinnästä, kirjoittamisesta sekä muista yritysten viestintään vaikuttavista ilmiöistä. Kirjoitan ne Sinulle ymmärrettävästi sekä selkeästi, koska Hennaksi kaikki kuulostaa mielenkiintoisemmalta.
Tykkäsitkö lukemastasi? Jaa teksti lähipiirillesi esim. LinkedInissä tai muissa sosiaalisissa medioissa. Muista merkata minut julkaisuusi. Jos kiinnostuit, käy lataamassa kirjoittamisoppaani: “Toistatko samaa levyä sisällöissäsi?”
Haluatko kysyä jotain? Kaipaatko tukea? Varaa aika tai ota suoraan yhteyttä ja keskustellaan.
Soita 050 536 2381 tai lähetä sähköpostia henna@punakynapaholainen.fi.