Näin pidät etäkokoukset onnistuneesti

Etä­ko­kouk­set ovat tul­leet jää­däk­seen

Koro­na muut­ti monel­la taval­la työn­te­ko­kult­tuu­re­ja. Yksi uusi kokous­muo­to — etä­ko­kous — tuli jää­däk­seen. Etä­ko­kous­ten suo­sio perus­tuu mie­les­tä­ni juu­ri nii­den vai­vat­to­muu­teen niin kokouk­sen jär­jes­tä­jäl­le kuin osal­lis­tu­jal­le. Etä­ko­kouk­sen voi vetää vai­vat­to­mas­ti ilman tur­hia mut­kia sekä tilo­jen vuo­krauk­sia. Kokouk­seen osal­lis­tu­ja tar­vit­see vain kan­net­ta­van, toi­mi­van kame­ran sekä mikin. Täs­tä voi­si tosin aja­tel­la, että etä­ko­kouk­set suju­vat kuin taval­li­set­kin kokouk­set­kin. Näin se ei vali­tet­ta­vas­ti ole.

Kai­kil­la kokouk­sen jär­jes­tä­jil­lä on iso roo­li kokouk­sen onnis­tu­mi­sen suh­teen. Ennen kon­kreet­ti­sen kokouk­sen jär­jes­tä­mi­nen vaa­ti tila­vuo­krauk­sen tai ‑varauk­sen, kokouk­sen tai pala­ve­rin esi­tys­lis­tan lähet­tä­mi­sen etu­kä­teen osal­lis­tu­jil­le, kokous­huo­neen väli­nei­den toi­min­nan sel­vi­tyk­sen sekä tie­tys­ti osal­lis­tu­jien tulon vah­vis­ta­mi­sen. Jos kokouk­seen tuli yri­tyk­sen ulko­puo­lel­ta hen­ki­löi­tä, esim. asiak­kai­ta tai yhteis­työ­hen­ki­löi­tä, hei­dän pää­sy kokous­ti­laan piti var­mis­taa. Etä­ko­kous on sinän­sä hel­pot­ta­nut kaik­kea tätä, mut­ta myös etä­ko­kous vaa­tii jär­jes­tä­jäl­tä enem­män. Kokouk­sen raken­ne ei ole muut­tu­nut mil­lään taval­la.

Etä­ko­kouk­set vaa­ti­vat myös työ­tä

Olen huo­man­nut, että seu­raa­vat asiat ovat etä­ko­kouk­sis­sa usein hie­man hukas­sa:

  • Miten etä­ko­kous alkaa? Kun esi­mer­kik­si Teams-kokouk­seen istuu, ensim­mäi­set 5 minuut­tia eivät tuh­laan­nu kah­vin hakuun, vaan se aika kuluu tek­nii­kan var­mis­tuk­seen. ”Onhan mik­ki toi­min­nas­sa? Näkyy­kö kuva? Eikö? Miten saan näky­viin videon, miten saan äänen?” Nämä ohjeis­tuk­set ovat onnek­si hel­pos­ti saa­ta­vil­la. Lisäk­si kokouk­ses­sa on aina ihmi­siä pai­kal­la, joil­ta saa hyvät neu­vot. Kan­nat­taa siis vara­ta hie­man aikaa ennen kokous­ta (5 — 15 min.), että saat tek­nii­kan toi­mi­maan ja pää­set myös tes­taa­maan mik­ki­si sekä videon rau­has­sa. Älä siis saa­vu kokouk­seen myö­häs­sä. Kun olet ajois­sa ja var­mis­ta­nut lait­tei­den toi­min­nan, ker­rot myös muil­le osal­lis­tu­jil­le, että arvos­tat hei­tä.
  • Miten edis­tät etä­ko­kouk­sen kul­kua? Kun tek­ni­ses­tä häs­sä­käs­tä on pääs­ty eteen­päin, sen jäl­keen on aika hyö­kä­tä kokouk­sen syyn kimp­puun. Paras­ta oli­si, että kokouk­sen vetä­jäl­lä oli­si sel­keä esi­tys­lis­ta. Lis­ta pitää lähet­tää säh­kö­pos­tin kaut­ta ennen kokous­ta sekä jakaa kai­kil­le heti alus­sa chat­tiin, että kukaan ei jou­du poh­ti­maan, mik­si kokous jär­jes­tet­tiin. Näin jokai­sen etä­työs­ken­te­li­jän on help­po seu­ra­ta kokous­ta.
  • Vaa­di­taan­ko etä­ko­kouk­sen muil­ta osal­lis­tu­jil­ta jotain? Esi­tys­lis­tas­sa tai kokous­kut­sus­sa tuli­si sel­keäs­ti ilmoit­taa vas­tuu­hen­ki­löil­le, mitä on tulos­sa ja mihin varau­tua. Esi­mer­kik­si, jos kokouk­ses­sa on jaet­tu vas­tuu­teh­tä­viä, oli­si hyvä tie­dot­taa jokai­sel­le vas­tuu­hen­ki­löl­le etu­kä­teen, mitä hei­dän tuli­si val­mis­tel­la. Jos heil­lä pitäi­si olla kal­vo­ja val­mii­na tai jotain muu­ta mate­ri­aa­lia esi­tet­tä­väk­si, kan­nat­taa ne pyy­tää heil­tä etu­kä­teen. Näin kokouk­sen vetä­jäl­lä on parem­min lan­gat käsis­sä­si. Yhteis­työs­sä on voi­maa etä­ko­kouk­sis­sa.
  • Pitää­kö video­nä­ky­män olla koko ajan pääl­lä? Vaik­ka haluai­sim­me vetää kokouk­sen video­yh­tey­del­lä niin, että näem­me jokai­sen osal­lis­tu­jan reak­tiot, tätä ei vali­tet­ta­vas­ti voi aina teh­dä. Yleen­sä pitää huo­leh­tia myös ver­kon toi­mi­vuu­des­ta ja sii­tä, että sitä ei rasi­ta lii­kaa (net­tiyh­teys ei ole kai­kil­la hyvä). Jos yhteys pät­kii tai kuva muut­tuu rakei­sek­si, se ei hyö­dy­tä ketään. Var­sin­kin isom­mis­sa etä­pa­la­ve­reis­sa kan­nat­taa toi­mia niin, että vain puhu­jal­la tai kom­men­toi­jal­la on video­ku­va käy­tös­sään. Tämä lisää myös kokouk­sen seu­rat­ta­vuut­ta. Esi­mer­kik­si Zoo­mis­sa puheen­vuo­ros­sa ole­va saa aina isoim­man ruu­dun.
  • Mitä tapah­tuu etä­ko­kouk­sen jäl­keen? Kun kokous on ohi, kaik­ki mate­ri­aa­li tulee jakaa jokai­sen kokouk­seen osal­lis­tu­jan saa­ta­vil­le. Samal­la taval­la kuin nor­maa­lis­ta­kin kokouk­ses­ta tai etä­pa­la­ve­ris­ta, kan­nat­taa jakaa kaik­ki tie­to läs­nä­oli­joi­den kes­ken ja myös niil­le, jot­ka eivät kokouk­seen pääs­seet. Avoi­muus lisää luot­ta­mus­ta. Lisäk­si etä­ko­kouk­sis­ta kan­nat­taa aina kerä­tä palau­te. Näin seu­raa­vaa kokous­ta voi kehit­tää toi­mi­vam­mak­si. Mikä meni hyvin? Mis­sä oli hie­man hake­mis­ta? Mitä toi­vei­ta jokai­sel­la on kokouk­sen suh­teen?

Muis­ta siis seu­raa­vat asiat tule­vis­sa etä­ko­kouk­sis­sa ja sel­viät niis­tä voit­ta­ja­na:

  • Ole ajois­sa ja var­mis­ta tek­nii­kan toi­mi­vuus etu­kä­teen.
  • Var­mis­ta, että sinul­la on kaik­ki tar­vit­ta­va mate­ri­aa­li hal­lus­sa.
  • Ker­ro, kuin­ka kau­an etä­ko­kous kes­tää. Pysy aika­tau­lus­sa.
  • Pidä huo­li, että jokai­nen osal­lis­tu­ja saa puheen­vuo­ron niin halu­tes­saan. Sopi­kaa yhtei­set peli­sään­nöt aina kokouk­sen alus­sa.
  • Lähe­tä mate­ri­aa­li osal­lis­tu­jil­le kokouk­sen jäl­keen. Jos sinul­la on mah­dol­li­suus tal­len­taa kokous, lai­ta tal­len­ne kokouk­sen jäl­keen jokai­sen haluk­kaan saa­ta­vil­le mää­rä­ajak­si.
  • Ole ren­to, vakuut­ta­va ja vies­ti sel­keäs­ti.
  • Pyy­dä palau­tet­ta etä­ko­kouk­sen onnis­tu­mi­ses­ta. Anna osal­lis­tu­jil­le vai­ku­tus­mah­dol­li­suus.

Haus­ko­ja etä­ko­kouk­sia!

Blo­gi­teks­tin kir­joit­ti digi­taa­li­sen sisäl­tö­mark­ki­noin­nin asian­tun­ti­ja

Hen­na Eklund | Puna­ky­nä­pa­ho­lai­nen®

Olen sisäl­tö­jen into­hi­moi­nen kehit­tä­jä, toteut­ta­ja sekä kou­lut­ta­ja. Jos minun pitäi­si kuvail­la jol­la­kin taval­la into­hi­mo­ja­ni, oli­sin ”iki­har­joit­te­li­ja”. Näl­kä­ni oppia lisää ei lopu kos­kaan. Avaan huo­mioi­ta blo­gis­sa­ni Sinul­le ymmär­ret­tä­väs­ti sekä sel­keäs­ti. Odo­tan aina luki­joil­ta­ni kom­ment­te­ja, joten anna sitä lähet­tä­mäl­lä säh­kö­pos­tia: henna@punakynapaholainen.fi.

Kär­sit­kö sisäl­tö­til­tis­tä? Varaa ilmai­nen etä­pa­la­ve­ri ja kes­kus­tel­laan!

Ps. Joko tila­sit uutis­kir­jee­ni Lin­ke­di­nis­sä? Tilaa Haa­vi auki vies­tien vir­ras­sa!