Etäkokoukset ovat tulleet jäädäkseen
Korona muutti monella tavalla työntekokulttuureja. Yksi uusi kokousmuoto — etäkokous — tuli jäädäkseen. Etäkokousten suosio perustuu mielestäni juuri niiden vaivattomuuteen niin kokouksen järjestäjälle kuin osallistujalle. Etäkokouksen voi vetää vaivattomasti ilman turhia mutkia sekä tilojen vuokrauksia. Kokoukseen osallistuja tarvitsee vain kannettavan, toimivan kameran sekä mikin. Tästä voisi tosin ajatella, että etäkokoukset sujuvat kuin tavallisetkin kokouksetkin. Näin se ei valitettavasti ole.
Kaikilla kokouksen järjestäjillä on iso rooli kokouksen onnistumisen suhteen. Ennen konkreettisen kokouksen järjestäminen vaati tilavuokrauksen tai ‑varauksen, kokouksen tai palaverin esityslistan lähettämisen etukäteen osallistujille, kokoushuoneen välineiden toiminnan selvityksen sekä tietysti osallistujien tulon vahvistamisen. Jos kokoukseen tuli yrityksen ulkopuolelta henkilöitä, esim. asiakkaita tai yhteistyöhenkilöitä, heidän pääsy kokoustilaan piti varmistaa. Etäkokous on sinänsä helpottanut kaikkea tätä, mutta myös etäkokous vaatii järjestäjältä enemmän. Kokouksen rakenne ei ole muuttunut millään tavalla.
Etäkokoukset vaativat myös työtä
Olen huomannut, että seuraavat asiat ovat etäkokouksissa usein hieman hukassa:
- Miten etäkokous alkaa? Kun esimerkiksi Teams-kokoukseen istuu, ensimmäiset 5 minuuttia eivät tuhlaannu kahvin hakuun, vaan se aika kuluu tekniikan varmistukseen. ”Onhan mikki toiminnassa? Näkyykö kuva? Eikö? Miten saan näkyviin videon, miten saan äänen?” Nämä ohjeistukset ovat onneksi helposti saatavilla. Lisäksi kokouksessa on aina ihmisiä paikalla, joilta saa hyvät neuvot. Kannattaa siis varata hieman aikaa ennen kokousta (5 — 15 min.), että saat tekniikan toimimaan ja pääset myös testaamaan mikkisi sekä videon rauhassa. Älä siis saavu kokoukseen myöhässä. Kun olet ajoissa ja varmistanut laitteiden toiminnan, kerrot myös muille osallistujille, että arvostat heitä.
- Miten edistät etäkokouksen kulkua? Kun teknisestä hässäkästä on päästy eteenpäin, sen jälkeen on aika hyökätä kokouksen syyn kimppuun. Parasta olisi, että kokouksen vetäjällä olisi selkeä esityslista. Lista pitää lähettää sähköpostin kautta ennen kokousta sekä jakaa kaikille heti alussa chattiin, että kukaan ei joudu pohtimaan, miksi kokous järjestettiin. Näin jokaisen etätyöskentelijän on helppo seurata kokousta.
- Vaaditaanko etäkokouksen muilta osallistujilta jotain? Esityslistassa tai kokouskutsussa tulisi selkeästi ilmoittaa vastuuhenkilöille, mitä on tulossa ja mihin varautua. Esimerkiksi, jos kokouksessa on jaettu vastuutehtäviä, olisi hyvä tiedottaa jokaiselle vastuuhenkilölle etukäteen, mitä heidän tulisi valmistella. Jos heillä pitäisi olla kalvoja valmiina tai jotain muuta materiaalia esitettäväksi, kannattaa ne pyytää heiltä etukäteen. Näin kokouksen vetäjällä on paremmin langat käsissäsi. Yhteistyössä on voimaa etäkokouksissa.
- Pitääkö videonäkymän olla koko ajan päällä? Vaikka haluaisimme vetää kokouksen videoyhteydellä niin, että näemme jokaisen osallistujan reaktiot, tätä ei valitettavasti voi aina tehdä. Yleensä pitää huolehtia myös verkon toimivuudesta ja siitä, että sitä ei rasita liikaa (nettiyhteys ei ole kaikilla hyvä). Jos yhteys pätkii tai kuva muuttuu rakeiseksi, se ei hyödytä ketään. Varsinkin isommissa etäpalavereissa kannattaa toimia niin, että vain puhujalla tai kommentoijalla on videokuva käytössään. Tämä lisää myös kokouksen seurattavuutta. Esimerkiksi Zoomissa puheenvuorossa oleva saa aina isoimman ruudun.
- Mitä tapahtuu etäkokouksen jälkeen? Kun kokous on ohi, kaikki materiaali tulee jakaa jokaisen kokoukseen osallistujan saataville. Samalla tavalla kuin normaalistakin kokouksesta tai etäpalaverista, kannattaa jakaa kaikki tieto läsnäolijoiden kesken ja myös niille, jotka eivät kokoukseen päässeet. Avoimuus lisää luottamusta. Lisäksi etäkokouksista kannattaa aina kerätä palaute. Näin seuraavaa kokousta voi kehittää toimivammaksi. Mikä meni hyvin? Missä oli hieman hakemista? Mitä toiveita jokaisella on kokouksen suhteen?
Muista siis seuraavat asiat tulevissa etäkokouksissa ja selviät niistä voittajana:
- Ole ajoissa ja varmista tekniikan toimivuus etukäteen.
- Varmista, että sinulla on kaikki tarvittava materiaali hallussa.
- Kerro, kuinka kauan etäkokous kestää. Pysy aikataulussa.
- Pidä huoli, että jokainen osallistuja saa puheenvuoron niin halutessaan. Sopikaa yhteiset pelisäännöt aina kokouksen alussa.
- Lähetä materiaali osallistujille kokouksen jälkeen. Jos sinulla on mahdollisuus tallentaa kokous, laita tallenne kokouksen jälkeen jokaisen halukkaan saataville määräajaksi.
- Ole rento, vakuuttava ja viesti selkeästi.
- Pyydä palautetta etäkokouksen onnistumisesta. Anna osallistujille vaikutusmahdollisuus.
Hauskoja etäkokouksia!